Rentournez à cette edition

Vols et détournements - Qui sera la prochaine victime?

Stratégies de gestion des risques

a) Risques dans un contexte administratif ou d’entreprise :

Les stratégies pour contrer le risque de vols ou de détournements par les employés dans un contexte administratif ou d’entreprise toucheront des éléments de risque dont voici une liste non exhaustive :

• présence ou absence de chèques et de soldes et de fonctions de surveillance pour définir les risques présents dans chaque fonction administrative;
• évitement de situations à risque élevé comme application de politiques et de procédures selon lesquelles il est courant de laisser des employés non accompagnés manipuler ou transporter d’importantes sommes d’argent ou de titres au porteur à l’extérieur de l’établissement;
• présence de politiques et de procédures pour la sélection et le contrôle des risques nécessaires;
• répartition entre le pouvoir décisionnel et l’accès aux systèmes financiers (électroniques ou manuels), aux stocks ou aux contrats; et
• pratiques d’embauche du personnel et programmes de rémunération adéquats.

Les recommandations suivantes sur la gestion des risques peuvent réduire l’exposition du conseil scolaire à des actes frauduleux par les employés de l’administration ou d’entreprise :

• Sécurité informatique – limitez l’accès général aux systèmes informatiques (ayez des mots de passe distincts limitant l’accès à des tâches, des fonctions ou des données particulières),politique de « non partage » des mots de passe, changez souvent les mots de passe. Comme les conseils scolaires utilisent des types différents de systèmes informatiques pour leurs diverses fonctions financières, il est difficile de présenter des recommandations qui peuvent s’appliquer à tous les systèmes. Cependant,il est possible d’isoler les faiblesses ou les risques de fraude propres à chaque type de système informatique en invitant les spécialistes de l’informatique à participer à l’exercice annuel d’identification des risques.
• Répartition des tâches – deux signatures obligatoires sur les chèques, les déboursés, les transferts de fonds électroniques;le personnel qui approuve les paiements doit être différent de celui qui émet les chèques ou qui exécute la transaction;
• Pratiques en matière d’approvisionnement – les politiques et les procédures pour l’acceptation des soumissions et des demandes de propositions et l’octroi des contrats doivent être révisées pour s’assurer que les décisions sont prises par des comités, que les critères établis par le conseil sont appropriés à la situation locale (ex.,importance du contrat,de la construction par rapport à l’achat des fournitures, etc.) et que ces critères sont respectés,avec documentation adéquate à l’appui de la procédure.Aucun employé ne doit être seul responsable de la sélection et de l’octroi de contrats ou de l’acceptation de soumissions, et les membres des comités de sélection ne doivent pas être autorisés à émettre seuls des chèques ou des paiements pour les soumissions acceptées ou les contrats accordés.Les pratiques en matière d’approvisionnement doivent faire partie des programmes de vérification interne et externe.
• Attitudes du personnel – rotation régulière des responsabilités financières,vérifications spontanées internes et externes;surveillez l’accumulation excessive de vacances, surveillez les changements soudains dans le mode de vie du personnel (voyages fréquents,achats importants fréquents,rénovations domiciliaires élaborées ou luxueuses, automobiles dispendieuses, sorties fréquentes dans des maisons de jeu,etc.) surveillez les références du personnel à des difficultés financières personnelles,etc.
• Adoption de principes généralement acceptés pour la gestion des fonctions financières.
• Établissement de politiques et de procédures sur les pratiques d’embauche – sélection préliminaire des employés, vérification des antécédents et des références de l’ancien employeur, etc.
• Programme de rémunération et d’avantages sociaux concurrentiels.

b) Risques dans les écoles :

Bien que les sinistres qui se produisent dans les écoles soient en général de moindre importance que ceux qui se produisent au niveau administratif des conseils scolaires, les risques de vols et détournements par les employés des écoles sont quand même significatifs.Le personnel et les bénévoles de l’école manipulent souvent de l’argent provenant d’activités sportives ou de financement et,en l’absence de procédures sur la manipulation de l’argent et de surveillance adéquate, le risque de sinistre pour l’école est important. Voici l’exemple d’une procédure de gestion de l’argent qui peut aider à réduire un tel risque dans l’école :