Conseils sur la gestion des Risques

LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION ET LA PROTECTION DE LA VIE PRIVE

Le présent document explique le statut du Formulaire de rapport d'incident de l'OSBIE et la Loi sur l'accès à l'information.

Notre recherche sur le sujet consistait, entre autres choses, à obtenir un avis juridique sur le formulaire et à discuter avec les services d'accès à l'information du ministère de l'ducation et de la Formation, du ministère des Institutions financières et de la Direction de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil de gestion. Ce document présente les questions et les réponses obtenues auprès du Secrétariat.

Les domaines de la Loi qui ne sont pas clairs et dont un point en particulier est remis en question seront, dans l'avenir, résolus par audiences devant le Commissaire de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Il semble qu'un tel processus permettra, au bout du compte, de clarifier la Loi quant aux domaines qui ne sont pas spécifiquement abordés.

Dans le présent Bulletin, nous désirons vous transmettre l'information et les faits que nous avons obtenus auprès des diverses sources mentionnées ci-dessus :

1. Les conseils scolaires sont assujettis à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (Projet de loi 49). Lorsqu'on recueille des renseignements personnels à propos d'une personne, il faut avertir cette personne des utilisations possibles de l'information recueillie.

   Nous suggérons aux conseils scolaires, lorsqu'ils notent le nom, l'adresse, l'ge et le numéro de téléphone des élèves au début de l'année scolaire, d'inclure une déclaration de divulgation indiquant que l'information recueillie pourra tre transmise à l'assureur advenant que l'élève soit impliqué dans un accident ou témoin d'un accident.

2. 2) Les conseils scolaires posent souvent la question suivante : Pendant combien de temps le conseil doit-il conserver les copies des Formulaires de rapport d'incident?

En ce qui concerne l'OSBIE, il n'est pas nécessaire que les conseils conservent des copies d'un rapport d'incident après que ce dernier lui a été envoyé. Les renseignements contenus dans le rapport sont conservés dans la banque de données de l'OSBIE et seront mis à la disposition du conseil, le cas échéant

Cependant, lorsque nous avons parlé de la conservation des Formulaires de rapport d'incident au Secrétariat de l'accès à l'information et la protection de la vie privée, on nous a dit que l'exigence légale minimale pour la conservation était d'un an, À MOINS que le Conseil n'adopte une résolution visant à réduire cette période. L'autorisation à cet effet se trouve à la page 22 des Règlements. À l'article 150 (1)36 de la Loi sur l'éducation, les conseils scolaires peuvent établir des périodes de conservation pour les dossiers du conseil et des écoles.

La commission suggère que les conseils qui ne désirent pas conserver les Formulaires de rapport d'incident adoptent une résolution stipulant qu'il n'est pas nécessaire de conserver les Formulaires de rapport d'incident remplis qui ont été envoyés à l'OSBIE. Si aucune résolution n'est adoptée à cet effet, la période de conservation sera automatiquement d'au moins un (1) an.

Peut-on remettre une copie du Rapport d'incident rempli à la personne blessée qui en fait la demande?

Si le conseil conserve des copies du rapport, il est obligé par la Loi de l'accès à l'information de remettre une copie du rapport à la personne blessée qui en fait la demande. Il faut cependant couvrir la partie portant sur les témoins qui contient des renseignements personnels sur d'autres personnes et qui ne doivent pas tre dévoilés à la personne blessée.

Nous demandons aux conseils d'avertir l'OSBIE lorsqu'une copie d'un formulaire rempli est remise à une personne blessée.

Recommandation:

Nous recommandons aux conseils d'adopter une résolution visant à éliminer la période de conservation. L'OSBIE conserve tous les rapports dans sa banque de données et les transmet sur demande. Des disquettes contenant les incidents d'un conseil sont disponibles sur une base annuelle, sur demande.

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Le conseil a l'obligation de signaler les incidents à l'OSBIE conformément au paragraphe 7.4.1 de sa police d'assurance responsabilité civile.

L'OSBIE et le conseiller juridique recommandent fortement de remplir correctement le Formulaire de rapport d'incident pour éviter des problèmes à l'OSBIE dans le cas d'une demande de divulgation du rapport. Le rapport d'incident doit contenir uniquement des faits. Il ne doit contenir aucune spéculation quant à la cause de l'accident et à ce qui pourrait tre fait pour prévenir des incidents semblables à l'avenir. Ces types de problèmes seront discutés par le service de gestion des risques du conseil. Seuls les faits se rapportant à l'incident doivent apparatre dans le Formulaire de rapport d'incident

Voici l'exemple d'un Formulaire de rapport d'incident qui pourrait se révéler néfaste dans le cas d'une poursuite et que l'administrateur des sinistres de l'OSBIE ne permettrait pas de divulguer si on lui en faisait la demande. Le Rapport mentionnait que le dossier de la chaise d'une élève s'était cassé et que l'élève était tombée. Le rapport contenait le commentaire suivant après la mention que l'élève ne s'était pas blessée :

"Si ce pupitre avait été au bout de la rangée, elle aurait pu subir des blessures graves. Je tiens à souligner que 'bon nombre' des pupitres sont très dangereux et qu'ils devraient tre inspectés ou remplacés, car la plupart sont passablement vieux et en mauvais état."

La préoccupation évidente de l'enseignant à propos de l'état des pupitres doit évidemment tre retenue. En ce qui concerne la gestion des risques, cette information doit tre transmise aux responsables de l'entretien ou au service de la gestion des risques qui devra agir. Ce genre de commentaire n'a pas sa place dans un Formulaire de rapport d'incident.

Nous prions les conseils de soumettre leurs demandes de divulgation de rapport d'incident à l'OSBIE qui verra à les autoriser

AUTORISATION À RECUEILLIR OU DIVULGUER DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'OSBIE

Le Secrétariat du Conseil de gestion de l'accès à l'information et la protection de la vie privée a répondu dans le numéro 6 de Questions et réponses à la question posée par certains de nos membres quant à la la cueillette et à la divulgation de renseignements personnels au Fonds d'échange d'assurance des conseils scolaires de l'Ontario (OSBIE) ou à ses agents sur des rapports d'incidents et de sinistres.

Vous trouverez ci-jointe cette section de Questions et réponses . Elle confirme que le personnel des écoles a l'autorisation de divulguer des renseignements personnels sur une personne impliquée dans un accident qui peut donner lieu à une poursuite. Veuillez lire attentivement cette section et partager l'information avec tout membre du personnel devant remplir les rapports d'incident ou susceptible de fournir de l'information sur les sinistres.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec le Secrétariat à l'adresse indiquée à la section Questions et réponses ou communiquez avec l'OSBIE.

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QUESTIONS ET RPONSES CONCERNANT LA LOI SUR L'ACCS À L'INFORMATION MUNICIPALE ET LA PROTECTION DE LA VIE PRIVE

NOVEMBRE 1991
Sixième numéro

Voici le sixième numéro des "Questions et réponses" de la Direction de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée du secrétariat du Conseil de gestion.

"Questions et réponses" est un service qui offre des conseils sur les questions auxquelles font régulièrement face les institutions locales. Chaque réponse renvoie à l'article pertinent de la loi et explique comment la loi peut tre appliquée à une situation donnée. On ne doit cependant pas considérer les réponses comme étant la seule solution à toutes les circonstances possibles. tant donné que la majeure partie de la loi est basée sur l'examen de facteurs ou sur une évaluation des conséquences facheuses de la divulgation des renseignements, les institutions doivent examiner tous les aspects de chaque cas avant de prendre une décision en vertu de la loi.

Veuillez faire parvenir vos question set vos observations à:

"Questions et réponses"

Direction de l'accès à l'information
et de la protection de la vie privée
Secrétariat du Conseil de gestion
56, rue Wellesley Ouest, 18 étage
Toronto (Ontario) M7A IZE
Téléphone (416) 327-2187
Télécopieur (416) 327-2190

* Le présent numéro comprend un index des sujets de 1991.

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Assurance responsabilité - OSBIE

Notre conseil scolaire sonscrit à une assurance responsabilité par 1' intermédiaire de 1' ontario School Boards Insurance Exchange (OSBIE). Dans le passé, nous avons rempli un formulaire de rapport d'incident chaque fois qu'une personne s'est blessée sur la propriété d'une école. Ce formulaire recueille divers renseignements personnels sur la personne blessée. Dans certains cas (par exemple, lorsqu'une demande d'indemnité est présentée pour la blessure), l'OSBIE peut mener une enqute de suivi. Est-ce que les dispositions relatives & la vie privée de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée ont une incidence sur l'administration de notre régime d'assurance responsabilité, et quelle est-elle?

En vertu du paragraphe 149(9) de la Loi sur l'éducation, les conseils scolaires sont tenus de s'assurer contre les demandes d'indemnité présentées par des élèves. Le contrat d'assurance responsabilité qui est conclu entre les conseils scolaires et l'OSBIE exige que le conseil prépare un rapport d'incident chaque fois qu'un élève se blesse. La plupart des renseignements personnels sur le formulaire sont recueillis directement des personnes concernées. Cette collecte directe serait permise en vertu du paragraphe 26(2) de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (la loi) car elle serait nécessaire "au bon exercice d'une activité autorisée par la loi".

Il se peut que certains renseignements personnels demandés pour le rapport d'incident doivent tre recueillis indirectement. Par exemple, les noms des élèves qui ont été témoins de l'incident seront peut-tre obtenus indirectement d'un professeur ou d'autres élèves. Si des renseignements personnels doivent tre recueillis indirectement, on pourrait interpréter l'alinéa 29(1)h) de la loi comme autorisant cette collecte. Selon cet alinéa, des renseignements personnels peuvent tre recueillis indirectement lorsque ce mode de collecte "est autorisé par une loi ou en vertu de celle-ci". La Loi sur l'éducation oblige les conseils scolaires à souscrire à. une assurance responsabilité et ce contrat exige de recueillir indirectement des renseignements personnels pour le rapport d'incident.

S'il ne se fonde pas sur l'alinéa 29(l)h) pour la collecte indirecte, le conseil peut aussi obtenir le consentement de l'élève ou du tuteur (solution qui n'est peut-tre pas pratique dans les circonstances) ou demander au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée l'autorisation nécessaire en vertu du paragraphe 46c) de la loi.

Une fois préparé, le rapport d'incident est envoyé à l'OSBIE, ce qui entrane la divulgation de renseignements personnels à l'OSBIE par le conseil scolaire. Cette divulgation est permise en vertu du paragraphe 32e) de la loi car la divulgation de ces renseignements à l'OSBIE est requise aux termes du contrat d'assurance responsabilité.

Si le conseil scolaire conserve un exemplaire du rapport d'incident, l'élève (le tuteur) a à tout le moins le droit d'accès à ses renseignements personnels contenus dans le rapport. (L'OSBIE n'est pas visé par les dispositions de la loi.)

Dans certains cas, l'OSBIE peut exiger une enqute de suivi sur l'incident, en particulier lorsque l'élève présente une demande d'indemnité. Cette enqute peut nécessiter la collecte et la divulgation d'autres renseigneménts personnels pour l'OSBIE. Les dispositions susmentionnées de la loi s'appliquent également à cette enqute de suivi.

Rectification de dossiers d'élèves

En vertu de la Loi sur l'éducation, le parent d'un élève de moins de dix-huit ans peut demander la rectification ou la suppression de renseignements personnels inexacts dans les dossiers scolaires de l'Ontario. ta vertu de la loi, les parents d'enfants de moins de seize ans peuvent demander la rectification de renseignements personnels dans n'importe quel dossier. Est-ce que la loi a une incidence sur le droit des parents de faire rectifier des renseignements personnels dans les dossiers scolaires de l'ontario en vertu de la Loi sur l'éducation, et quelle est-elle?

En vertu des paragraphes (4) et (5) de l'article 237 de la Loi sur l'éducation, le parent ou tuteur d'un élève de moins de dix-huit ans, ou un élève de dix-huit ans et plus, peuvent demander la rectification ou la suppression de renseignements personnels dans les dossiers scolaires de l'Ontario. La Loi sur l'éducation établit également un mécanisme d'examen pour les parents ou les élèves en cas de conflit au sujet d'une rectification demandée.

L'alinéa 36(2)a) de la loi donne aux particuliers le droit de faire rectifier des renseignements personnels conservés par une institution dans ce cas-ci un conseil scolaire. Le paragraphe 53c) de la loi stipule que les "droits et pouvoirs conférés à un particulier par la présente loi peuvent tre exercés par une personne qui a la garde légitime d'un particulier si celui-ci est agé de moins de seize ans. En d'autres mots, le paragraphe 53c.) de la loi permet à un parent qui a la garde d'un enfant de moins de seize ans de demander la rectification de renseignements personnels sur l'enfant en vertu du paragraphe 36(2) de la loi. Si l'enfant a seize ans ou plus, le parent ne peut pas demander la rectification de ces renseignements en vertu du paragraphe 36(2) de la loi.

Cela ne signifie pas que le parent d'un enfant de seize ou dix-sept ans ne peut pas demander la rectification ou la suppression de renseignements personnels dans les dossiers scolaires en vertu du paragraphe 237(4) de la Loi sur l'éducation. La restriction relative à l'ge dans le paragraphe 53c) de la loi n'est valide qu'aux fins de cette loi et ne porte pas atteinte aux droits ou pouvoirs conférés aux parents par le paragraphe 237(4) de la Loi sur l'éducation. Les parents d'enfants de moins de dix-huit ans conservent le droit de demander la rectification ou la suppression de renseignements personnels sur l'enfant dans les dossiers scolaires de l'Ontario lorsqu'une telle demande est faite en vertu du paragraphe 237(4) de la Loi sur l'éducation.

Divulgation de renseignements sur les élèves aux parents

Le paragraphe 53c) de la loi permet aux parents d'exercer les droite et pouvoirs de leurs enfants à tontes les fins prévues par la loi jusqu' à ce que l'enfant atteigne l'age de seize ans. En vertu des règlements pris en application de la Loi sur l'éducation, un directeur d'école peut informer les parents d'élèves de moins de dix-huit ans lorsqu'un élève enfreint les règlements de l'école. Est-ce que le paragraphe 53c) de la loi interdit maintenant cette divulgation aux parents par un directeur d'école si l'enfant a seize ou dix-sept ans? Si c'est le cas, est-ce que l'école doit obtenir le consentement de l'élève pour communiquer avec les parents?

L'alinéa 12(3)n) du règlement 262 pris en application de la Loi sur l'éducation autorise un directeur d'école à signaler promptement toute négligence de devoir ou infraction aux règlements de l'école par un élève (défini comme un enfant de moins de dix-huit ans) au parent ou tuteur de l'élève. Le paragraphe 32e) de la loi stipule qu'une institution peut divulguer des renseignements personnels afin de se conformer aux dispositions d'une loi, à un accord ou à un arrangement intervenus en vertu d'une loi. Les règlements pris en application d'une loi tombent sous le coup du paragraphe 32e) et peuvent donc conférer à un conseil scolaire les pouvoirs nécessaires pour divulguer des renseignements personnels en vertu du paragraphe 32e) de la loi.

Le paragraphe 53c) n'entrave ras cette divulgation. Il ne fait qu'habiliter le parent d'un enfant gé de moins de seize ans à exercer les droits et pouvoirs de l'enfant au nom de l'enfant en vertu de la loi. L'enfant peut également exercer ces pouvoirs de son propre chef (s'il a la maturité nécessaire pour le faire).

Par exemple, en vertu du paragraphe 53c) de la loi, le parent d'un enfant gé de moins de seize ans peut demander l'accès à des renseignements personnels sur l'enfant de la mme faon qu'un enfant peut demander l'accès à des renseignements personnels qui le concernent en vertu du paragraphe

36(1) de la loi; un parent peut donner le consentement au nom d'un enfant gé. de moins de seize ans à diverses fins à la Partie Il de la loi; et un parent peut recevoir un avis de collecte de renseignements personnels au nom d'un enfant aux termes du paragraphe 29(2) de la loi.

L'alinéa 12(3)n) du règlement 262 pris en application de la Loi sur l'éducation établt le pouvoir d'un directeur d'école de communiquer avec les parents au sujet d'infractions aux règlements de l'école commises par des élèves gés de moins de dix-huit. Ce pouvoir conféré par le règlement n'est pas limité ou réduit par le paragraphe 53c) de la loi. Le paragraphe 53c) ne fait que conférer des pouvoirs aux parents d'enfants de moins de seize ans à certaines fins aux termes de la loi. Lorsqu'une autre loi (ou un autre règlement) confère des pouvoirs distincts pour divulguer des renseignements personnels concernant des personnes gées de seize ans et plus, de tels pouvoirs ne sont pas limités par le paragraphe 53c) de la loi. Par conséquent, l'avis de la Direction, la loi n'exige pas que les conseils scolaires obtiennent le consentement d'élèves gés de seize et dix-sept ans pour divulger aux parents des renseignements qui peuvent tre divulgués en vertu de l'alinéa 12(3)n) du règlement 262 pris en application de la Loi sur l'éducation.

Divulgation de niveaux de consommation par des services publics

Une commission de services publics peut-elle divulguer les niveaux de consommation d'énergie peur une propriété donnée? Le niveau de consommation est exprimé en dollars.

Dans les numéros de janvier et mars 1991 de "Questions et réponses", nous avons affirmé que l'état d'un compte (par exemple, à savoir si un compte d'électricité a été payé en partie ou en totalité) constitue un renseignement personnel aux termes de-la loi. L'état d'un compte est un renseignement qui a directement trait à une personne identifiable, h savoin l'abonné (sauf Si l'abonné est une entreprise). L'état d'un compte révèle si l'abonné a payé promptement ou non le compte d'électricité dont il est responsable.

Contrairement à l'état d'un compte, les renseignements concernant l'électricité consommée à une adresse particulière (mme si elle est exprimée en dollars) constituent, à notre avis, des renseignements sur la propriété en question. Il ne s'agit pas de renseignements personnels sur l'abonné ou une autre personne. Un document qui divulgue le niveau de consommation d'électricité révèle des renseignements sur l'électricité consommée à une adresse donnée; il ne révèle rien sur des personnes précises ou identifiables qui ont pu utiliser cette électricité.

Dans une situation assez semblable, le commissaire à l'information et à la protection de la vie privé a statué que l'évaluation selon la valeur marchande d'une propriété (qui peut appartenir à une personne) ne constitue pas des renseignements personnels sur la personne mais plutt des renseignements sur la propriété (ordonnance n 23).

Divulgation par subpoena

Notre institution s'est vue signifier un subpoena l'obligeant & divulguer certains renseignements personnels. Sommes-nous autorisés à divulguer ces renseignements en vertu de la loi?

Dans le numéro de juillet 1991 des "Questions et réponses", nous avons affirmé que, lorsqu'une institution se voit signifier une ordonnance d'un tribunal pour divulguer certains renseignements, elle doit le faire. Cet avis s'applique également à la divulgation de renseignements personnels demandés par subpoena, étant donné qu'un subpoena constitue une forme d'ordonnance émise par un tribéunal. Le paragraphe 51(2) de la loi dispose que 1'La présente loi n'a pas d'incidence sur le pouvoir que possède un tribunal judiciaire ou administratif de contraindre un témoin à témoigner ou d'ordonner la production d'un écrit."

Divulgation à des agences de recouvrement et d'évaluation du crédit

Est-ce qu'un service public peut divulguer à une agence de recouvrement ou d'évaluation du crédit des renseignements personnels concernant les arriérés ou les paiements d'un abonné?

En vertu du paragraphe 32c) de la loi, les institutions peuvent divulguer des renseignements personnels à toutes les fins auxquelles se serait raisonnablement attendue une personne au moment o les renseignements personnels ont été recueillis.

À notre avis, les abonnés des services publics peuvent raisonnablement s'attendre que, s'ils ne paient pas leur compte, un service public peut recourir, comme n'importe quelle entreprise, à une agence de recouvrement pour percevoir la dette en son nom. On peut aussi raisonnablement s'attendre que le service public divulguq les renseignements personnels nécessaires à l'agence de recouvrement (nom, adresse, etc.) pour aider l'agence -à recouvrer l'argent d par l'abonné.

Cependant, la divulgation du dossier de paiements d'un abonné à une agence d'évaluation du crédit peut ne pas constituer une divulgation permise aux termes du paragraphe 32c) de la loi. Dans les cas o un service public n'exige habituellement pas de vérification de la solvabilité des demandeurs, et ne fournit habituellement pas de dossier de paiements à des agences d'évaluation du crédit, il est douteux qu'un abonné pourrait raisonnablement s'attendre qu'un service public divulgue des renseignements personnels à une agence d'évaluation du crédit.

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NOTE AUX COORDONNATEURS

Pour aider les demandeurs à interjeter appel devant le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, vous voudrez peut-tre inclure le paragraphe suivant (ou l'équivalent) dans toute lettre qui communique une décision susceptible d'appel à la personne responsable du demandeur

"Si vous désirez interjeter appel devant le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, veuillez fournir au bureau du commissaire 1) le numéro que l'institution a attribué à votre demande (s'il est mentionné dans la correspondance adressée au demandeur); 2) une copie de la lettre de la décision; et 3) une copie de votre demande initiale de renseignements à notre institution."

Ce paragraphe va tre ajouté dans les modèles de lettres lors de la prochaine mise à jour des manuels sur l'accàs à l'information et la protection de la vie privèe pour les coordonnateurs provinciaux et municipaux.

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Index du Document consultatif sur la gestion des risques