Accommodations and the share economy system / Hébergement et système d’économie partagée

By February 20, 2018 General

***Version française au bas de la page***

Last year my parents went on a trip to Portugal and Spain, and arranged accommodations through Airbnb, the online marketplace which lets people rent out their properties or spare rooms to guests. They had an affordable and “off-the-beaten track” experience, which included local tastes, people and sights. The question arises – would a share economy provider, such as Airbnb, be a suitable option for students, volunteers and staff on field trips or board business?

Travel Industry Council of Ontario (TICO)

Under the Ontario Travel Industry Act, 2002, travel plans must be arranged through a registered travel agent if the school trip is for a period exceeding one day, or if the school trip includes any other travel services, such as accommodations (hotel) transportation (air, bus, etc.). Click here for TICO’s Guidelines for School Trips. Because Airbnb’s head office is outside Canada, it cannot be registered with TICO.

Additionally, booking your travel services from a TICO registered travel agency ensures you are protected by the consumer protection provisions under the Ontario Travel Industry Act, 2002 which includes an industry financed Travel Compensation Fund.

As a school board, if your employees are considering booking accommodation through Airbnb for travel on board business, the following are some risk management factors:

Security

Front-desk security and/or security cameras would likely not be available when renting a home. An alternative would be to rent space in an apartment building or condominium with these security measures.

Are evacuation procedures explained to guests? Are there adequate fire extinguishers and smoke/carbon monoxide detectors? Does the host provide contact information for local police services?

In the case of host-occupied units, there is the issue of staying with someone where the board is unable to request a criminal check.

Changes to reservations

The terms of payment & cancellation policies may be different than a hotel. How can customers be re-accommodated if there is an issue? For example, a hotel would likely be able to provide a solution in the event of a double-booking, such as an alternate room or accommodation at a sister hotel.

Site inspection

While online photos provide a representation of the site, these photos can be doctored to appear bigger, brighter and better than the real thing.

A pre-trip site inspection would be ideal to determine how well the site is maintained. Are stairs, walkways and interior finishings in a good state of repair? What kind of neighbourhood is the rental in; are medical responders accessible?

Considering the above, the traditional hotel may be a more viable option.

Allison Palis, Loss Control Coordinator

allisonp@osbie.on.ca

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L’an dernier, mes parents ont fait un voyage au Portugal et en Espagne et ils se sont logés en utilisant le site Airbnb, un service en ligne sur lequel les gens louent des propriétés ou des chambres à des invités. Ils ont vécu une expérience abordable et « en dehors des sentiers battus », ce qui leur a permis de découvrir la cuisine, les gens et les attractions du coin. La question que nous sommes en droit de nous poser est la suivante : est-ce qu’un fournisseur qui utilise un modèle d’économie partagée comme Airbnb peut s’avérer une option viable pour les élèves, les bénévoles et le personnel lors de sorties scolaires ou de voyages d’affaires liés aux activités d’un conseil scolaire?

Conseil de l’industrie du tourisme de l’Ontario (CITO)

En vertu de la Loi de 2002 sur le secteur du voyage de l’Ontario, il faut faire appel aux services d’un agent de voyage si la sortie scolaire doit durer plus d’un jour ou requiert d’autres services de voyage, comme l’hébergement (hôtel), le transport (avion, autobus, etc.). Cliquez ici pour consulter les lignes directrices sur les sorties scolaires du CITO. Étant donné que le siège social d’Airbnb n’est pas au Canada, l’entreprise ne peut pas être enregistrée auprès du CITO.

En outre, si vous faites appel aux services d’une agence de voyages enregistrée auprès du CITO pour organiser votre sortie, vous êtes protégé par les dispositions de protection du consommateur prévues dans la Loi de 2002 sur le secteur du voyage, ce qui comprend le Fonds d’indemnisation du secteur du voyage financé par l’industrie.

Si vos employés envisagent de louer une chambre ou une maison en faisant appel aux services de Airbnb lors d’un voyage chapeauté par votre conseil scolaire, il existe certains facteurs de risque dont vous devez tenir compte :

Sécurité

Il est peu probable que l’endroit que vous louez soit doté de caméras de sécurité et/ou d’un service de sécurité à l’accueil. L’autre solution serait de louer un logement dans un immeuble d’habitation (appartements ou condominiums) offrant de telles mesures de sécurité.

Les procédures d’évacuation sont-elles expliquées aux invités? L’endroit est-il équipé d’un nombre suffisant d’extincteurs et de détecteurs de fumée/monoxyde de carbone? L’hôte fournit-il les coordonnées du service de police local?

Dans les cas où l’hôte habite sur place, il faut tenir compte du fait que vous séjournerez avec une personne pour laquelle vous ne pouvez pas demander une vérification d’antécédents judiciaires.

Modification d’une réservation

Les modalités de paiement et les politiques en matière d’annulation peuvent ne pas être les mêmes que dans un hôtel. Quelles mesures seront prises pour relocaliser les visiteurs en cas de problème? Par exemple, si une chambre a été réservée en double, l’hôtel sera en mesure d’offrir une solution de rechange (p. ex., une autre chambre dans le même hôtel ou dans un hôtel-sœur).

Inspection du site

Les photos en ligne offrent un aperçu du site, mais elles peuvent avoir été retouchées pour que le site paraisse plus grand, plus lumineux et plus attrayant qu’il ne l’est en réalité.

L’idéal serait d’inspecter le site avant le voyage afin d’en vérifier l’état. Les escaliers, les passages et la finition intérieure sont-ils en bon état? Dans quel genre de quartier se situe le logement; les répondants médicaux sont-ils accessibles?

Si l’on tient compte de tous ces facteurs, le bon vieil hôtel semble être une meilleure solution.

Allison Palis, Coordinatrice du contrôle des pertes

allisonp@osbie.on.ca

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