Considerations during withdrawal of services / Points à considérer lors du retrait de services

***Version française au bas de la page***

With the ongoing withdrawal of services, we’ve received inquiries about managing school activities during this time. Here are some examples that have been brought to our attention along with OSBIE’s recommendations.

School event now deemed a non-sanctioned school event

Example: A local university is scheduled to host a secondary school event. The event has now been scheduled when teachers are on strike, resulting in school closures. The university is not cancelling the event, so students may choose to attend.

Recommendation: The school should send a notice to families indicating:

  • That this is no longer a school sanctioned event.
  • Supervision by school staff/volunteers will not be provided before, during or after the event.
  • The school site is closed and should not be used as a pickup/drop off location for families.

Cancelling/rescheduling field trips

Example: Due to strike action, a school field trip will be cancelled or rescheduled.

Recommendation:

Rescheduled trips: Permission forms should be redistributed with the correct date.  If this is not done, a documentation trail to show how the school communicated the change is recommended.

Cancelling trips: It is recommended to inform all families that in event of cancellation for ANY reason (strike, safety etc.), the school board is not responsible to pay for any additional fees incurred or the loss any non-refundable deposits, services/cancellation fees, interest charges, shortfalls due to policy limits, payments for the trip, accommodations, air fares or costs of any related excursions etc.

School Councils organizing and directing school events

Example:  Due to the strike, the School Council would like to organize, direct and control an upcoming school field trip.

Recommendation:

Field trips fall under the responsibility of the school board. There are several factors that must be met to ensure such an activity meets the school board’s policies and can be done so with student safety in mind.  The board’s responsibility is to ensure staff/volunteers are qualified and trained, and that appropriate supervision is in place at all times.

The School Council’s role is to be an advisory in nature. Meetings and fundraisers are examples of activities that are covered under OSBIE’s School Council’s liability policy.

School Councils who take over the activities, trips, sports or programs would not be covered by the school board’s liability policy.

For recommendations on volunteers and strike action, check out our previously issued blog (login required):  https://www.osbie.on.ca/volunteers-and-school-activities-les-benevoles-et-les-activites-scolaires/

Use of board premise during withdrawal of services

The Occupier’s Liability Act requires that occupiers (i.e. the school board) ensure that their sites are reasonably safe for those entering the premises at all times. This would include ensuring that the premises are safe for any Community Use of Schools programs.

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Dans le cadre du retrait de services, nous avons reçu des demandes de renseignements sur la gestion des activités scolaires durant cette période. Voici quelques exemples qui nous ont été signalés, ainsi que les recommandations de l’OSBIE.

L’activité scolaire est maintenant considérée comme un événement scolaire non sanctionné

Exemple : Une université locale doit organiser un événement avec une école secondaire. L’évènement est prévu pendant la grève des enseignants, qui entraîne des fermetures d’écoles. L’université n’annule pas l’événement; les élèves peuvent choisir d’y assister.

Recommandation : L’école doit envoyer aux familles un avis indiquant ce qui suit :

  • Il ne s’agit plus d’un événement sanctionné par l’école.
  • La surveillance exercée par le personnel ou des bénévoles de l’école ne sera pas assurée avant, pendant et après l’évènement.
  • Le site de l’école est fermé et il ne doit pas être utilisé par les familles pour déposer ou cueillir leurs enfants.

Annulation/report des sorties scolaires

Exemple : En raison de la grève, une sortie scolaire sera annulée ou reportée.

Recommandation :

Report de voyages : Les formulaires d’autorisation portant la nouvelle date doivent être redistribués.  À défaut, il est recommandé d’établir une piste documentaire montrant comment l’école a communiqué le changement.

Annulation de voyages : Il est recommandé d’informer toutes les familles qu’en cas d’annulation pour QUELQUE MOTIF QUE CE SOIT (grève, sécurité, etc.), le conseil scolaire n’est pas tenu de payer les frais supplémentaires engagés ni la perte des dépôts non remboursables, des frais de services ou d’annulation, des frais d’intérêt, des déficits attribuables aux limites d’une police, des paiements pour le voyage, de l’hébergement, des billets d’avion ou les coûts de toute excursion connexe.

Évènements scolaires organisés et dirigés par les conseils d’école

Exemple :  En raison de la grève, le conseil de l’école souhaite organiser, diriger et contrôler une sortie scolaire à venir.

Recommandation :

Les sorties scolaires relèvent du conseil scolaire. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour s’assurer qu’une telle activité respecte les politiques du conseil scolaire et qu’elle peut être tenue en assurant la sécurité des élèves.  Il incombe au conseil scolaire de veiller à ce que le personnel et les bénévoles soient qualifiés et formés, et qu’une supervision adéquate soit garantie en tout temps.

Le rôle du conseil d’école est de nature consultative. Les réunions et les activités de financement sont des exemples d’activités couvertes par la police d’assurance responsabilité civile des conseils d’école de l’OSBIE.

Les conseils d’école qui assument eux‑mêmes la charge d’activités scolaires, de voyages, d’activités sportives ou de programmes ne sont pas protégés en vertu de la police d’assurance responsabilité civile du conseil scolaire.

Pour obtenir des recommandations sur les bénévoles et les mesures de grève, consultez notre blogue précédent (connexion requise) : https://www.osbie.on.ca/volunteers-and-school-activities-les-benevoles-et-les-activites-scolaires/

Utilisation des locaux du conseil scolaire pendant le retrait des services

En vertu de la Loi sur la responsabilité des occupants, les occupants (c.-à-d. le conseil scolaire) doivent s’assurer que leurs lieux sont raisonnablement sécuritaires pour ceux qui s’y trouvent, et ce, en tout temps. Il s’agit notamment de veiller à ce que les lieux soient sécuritaires pour tous les programmes d’utilisation communautaire des installations scolaires.

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