End of year activities during COVID-19 / Activités de fin d’année durant la COVID-19

***Version française au bas de la page***

COVID-19 has caused people and organizations to rethink how we achieve what was previously considered normal activities.  Who would have guessed that the 19/20 school year would experience such things as school closures, being taught through distance learning and the main way we would be interacting would be through virtual platforms and messaging apps.

With the end of school being “virtually” around the corner, school boards are thinking outside the box looking for new and creative ways they can help their students celebrate their hard work and accomplishments for this past year.

Consideration for any of the following should include review of any applicable school board policies, procedures, or approvals.

Graduation drive-by parades

Did you know that an organized public event of more than five people, including a parade, is prohibited by law (Emergency Management and Civil Protection Act, R.S.O. 1990)?

If the school board is permitting a few staff members to participate in a 3-5 car parade, included below are some recommendations that should be followed:

  • Participants need to remain in your vehicle during the entire event.
  • No interacting or gathering outside of the vehicles.
  • Ensure only household members are in the vehicles.
  • Reduce the need for in-person coordination by providing written or telephone directions in advance.
  • Limit the driving distance.
  • Limit the number of vehicles permitted.
  • Continue to follow the rules of the road.
  • Follow relevant local regulations with respect to events/parades.

Providing advance notice to families may be taken as an invitation to join in on the parade.  Something that was supposed to be very small and manageable could quickly become unmanageable and illegal at this time.  Any fines received would not be covered by insurance.

How will you include families that live in apartment building complexes?  Families not able to see the parade from their apartment may choose to congregate in the lobby or in front of their building which could violate social distancing rules.

Posting graduation signs

Some school boards have expressed interest in delivering lawn signs or posters to their graduates’ homes.  We would recommend obtaining the parents consent in advance of any deliveries.  Ideally the parents would install the sign or decorations, as they would know best where they would like them displayed.

Not everyone has a front lawn to accommodate this request and may wish to install something on public property or on your apartment balcony which may cause a potential issue. In this case, it would be prudent to follow the rules of the municipality/building owner.

Non-board sanctioned events

Parents wishing to host social functions or parties will be solely responsible for their activities and any risks or liabilities, because of their choice to gather in celebration.   The school board may choose to issue a communication to parents that the school board is not organizing any end-of-year events, including a reminder about the restrictions for social gatherings and car parades.

Rescheduling celebrations when it is safe to do so

In accordance with current government restrictions, school boards will not be organizing or supporting in-person graduation or prom events at the end of this school year, however some boards are considering postponing them to a later date.  This could mean that individuals who are no longer registered students could be attending grad ceremonies.

Should your school board proceed with this option, the school board needs to understand they owe the same duty of care to that individual as any registered student participating in the same activity.

 

During these unprecedented times, school boards have had to adapt to several changes out of their control. It is nice to see how our members have embraced these changes while continuing to focus on the health and wellbeing of our students and communities.

***

Activités de fin d’année durant la COVID-19

La COVID-19 a incité les gens et les entreprises à repenser la façon de réaliser les activités qu’ils considéraient auparavant comme étant normales. Qui aurait pu deviner que l’année scolaire 2019-2020 serait ponctuée de choses comme la fermeture d’écoles et l’enseignement à distance et que le principal moyen de communiquer entre nous se ferait par des plateformes virtuelles et des applications de messagerie.

La fin de l’école étant « virtuellement » à nos portes, les conseils scolaires cherchent des façons nouvelles et inventives d’aider les élèves à célébrer leur dur labeur et leurs réalisations de la dernière année.

La considération de l’un des éléments suivants devrait inclure l’examen de toutes les politiques, procédures ou approbations applicables du conseil scolaire.

Défilés de voitures de fin d’année

Saviez-vous que la loi interdit l’organisation d’événements publics de plus de cinq personnes, y compris un défilé (Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence, L.R.O. 1990)?

Si le conseil scolaire autorise quelques membres du personnel à participer à un défilé de trois à cinq voitures, voici les recommandations qu’ils doivent suivre :

  • Les participants doivent rester dans leur voiture pendant toute la durée de l’événement.
  • Il leur est interdit de communiquer entre eux et de se rassembler à l’extérieur des voitures.
  • Seules des personnes du même ménage peuvent prendre place dans les voitures.
  • Réduire le besoin de coordination en personne en fournissant à l’avance des instructions par écrit ou par téléphone.
  • Limiter la distance à parcourir.
  • Limiter le nombre de voitures permis.
  • Suivre comme toujours les règles de la route.
  • Obéir aux règlements locaux régissant les événements et les défilés.

Le fait d’envoyer un préavis aux familles peut être considéré comme une invitation à participer au défilé. Cet événement censé être de petite envergure et facilement gérable pourrait rapidement devenir à terme ingérable et illégal. Les amendes reçues ne seraient pas couvertes par l’assurance.

Comment faire participer les familles qui vivent dans un immeuble d’habitation? Les familles qui ne peuvent voir le défilé de leur appartement pourraient décider de se réunir dans le hall ou devant leur immeuble, enfreignant ainsi éventuellement les règles d’éloignement physique.

Affiches de cérémonies de fin d’année

Certains conseils scolaires ont manifesté leur intention d’envoyer aux diplômés des affiches ou des pancartes à planter à domicile. Nous leur recommandons auparavant d’obtenir le consentement des parents. Dans l’idéal, il est préférable que ce soient les parents qui installent les pancartes ou les décorations, car ce sont eux qui savent le mieux où les mettre.

Tout le monde n’a pas de gazon pour installer une pancarte et certains pourraient le faire sur une propriété publique ou sur le balcon de leur appartement, ce qui pourrait causer un problème. Dans ce cas, il serait prudent de suivre les règles de la municipalité ou du propriétaire de l’immeuble.

Événements organisés sans l’accord du conseil scolaire

Les parents qui souhaitent organiser des activités sociales ou des fêtes en seront les seuls responsables et doivent accepter tous les risques et les responsabilités qui découlent de leur décision de se réunir pour célébrer.   Le conseil scolaire peut décider d’envoyer un communiqué aux parents pour leur faire savoir qu’il n’organise pas d’événements de fin d’année et leur rappeler les restrictions s’appliquant aux rassemblements sociaux et aux défilés de voitures.

Report des célébrations lorsqu’il est sécuritaire de le faire

Conformément aux restrictions que le gouvernement impose à l’heure actuelle, les conseils scolaires n’organiseront pas ni n’appuieront la tenue de bals ou d’activités de remise de diplômes en personne à la fin de la présente année scolaire; toutefois, certains conseils songent actuellement à les reporter, ce qui veut dire que des élèves qui ne sont plus inscrits pourraient prendre part à des cérémonies de remise de diplômes.

Si votre conseil scolaire décide un tel report, il doit savoir qu’il a la même obligation de diligence envers cette personne qu’envers les élèves inscrits qui participent à la même activité.

 

En ces temps inédits, les conseils scolaires ont dû s’adapter à plusieurs changements indépendants de leur volonté. Il est agréable de voir comment nos membres ont adopté ces changements tout en continuant de se préoccuper de la santé et du bien-être de nos élèves et de nos communautés.

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