Evidence of Insurance versus Certificates of Insurance/ Preuve d’assurance ou certificat d’assurance

By February 7, 2017 General

***Version française en bas de la page***

Even though the snow is still on the ground, schools are busy planning for end of year activities.  An important, but sometimes overlooked, part of the planning process is to review and understand the contracts that third-party service providers ask the schools to sign.

One of the questions OSBIE gets asked throughout the year is, “Do we need to provide an outside organization with a Certificate of Insurance or are they simply asking for Evidence of Insurance?”  These are 2 completely different requests.

Evidence of Insurance is a document that confirms to a third party that the school board has valid liability insurance to cover losses that arise if the school board is negligent.  This is typically required where the facility is open for public use or for general admission and not for the exclusive use of the board.

A Certificate of Insurance is generally issued when a school board enters into a contract with an outside organization and that entity requires the school board to add them onto the board’s insurance policy as an additional insured.  An additional insured is a person or organization which is provided limited coverage by endorsement to the school board’s comprehensive liability policy. Examples of common groups that normally require Certificates of Insurance are municipalities, landlords, and those property owners where the board is renting their premises for a board approved, controlled and supervised activity.

The reason for these organizations to request to be added as an additional insured is they wish to be protected for liability arising out of the school board’s use of their premises.  This makes sense; however, school boards should understand that by doing this you are “lending” your insurance to the organization.

To enable OSBIE to assist boards with these requests and to issue Certificates of Insurance accurately school boards should provide us with the following documentation:

Full name of the party/parties to be added as an additional insured.  (i.e., owner of the premises, landlord, etc.);

  1. Description of the event or activity;
  2. Location of the event or activity;
  3. All contracts should be made in the name of the school board. Although, the school’s name may also be referenced;
  4. Dates or term coverage is required.  In the event coverage is required for the entire year we can issue a blanket certificate;
  5. Limit of liability insurance required by other party – this is usually $2M-$5M.

There is one exception to the above and that is in the case where two or more OSBIE school board members are entering into a contract with each other. OSBIE’s position is that naming each other as an additional insured is not necessary. Instead, we recommend each board provide the other with Evidence of Insurance.

When in doubt about what is required by the board we recommend that you send OSBIE the relevant insurance clauses from the contract or permit you have received and we would be happy to assist you.

Tammy Hicks
Director, Risk Management & Member Services

rm@osbie.on.ca

Preuve d’assurance ou certificat d’assurance

Même s’il y a encore de la neige au sol, les écoles s’affairent déjà à planifier leurs activités de fin d’année. Une partie importante, mais souvent négligée, du processus de planification consiste à examiner et à comprendre les contrats que les écoles sont invitées à signer par les tiers fournisseurs de services.

Parmi les questions auxquelles l’OSBIE doit répondre pendant toute l’année, on note celle‑ci : « Devons‑nous fournir un certificat d’assurance à une organisation externe ou celle‑ci demande‑t‑elle une simple preuve d’assurance »? Ces deux demandes sont totalement différentes.

La preuve d’assurance est un document qui confirme à un tiers que le conseil scolaire possède une assurance responsabilité civile valide couvrant les sinistres en cas de négligence de sa part. Ce type de document est habituellement nécessaire lorsque les installations sont destinées à un usage public ou à l’admission générale, et non à l’usage exclusif du conseil.

Un certificat d’assurance est généralement délivré à un conseil scolaire qui signe un contrat avec une organisation externe, lorsque cette dernière exige que le conseil scolaire l’ajoute à sa police d’assurance à titre d’assuré additionnel. Par assuré additionnel, nous entendons une personne ou une organisation qui bénéficie d’une protection limitée par ajout d’un avenant à la police d’assurance responsabilité civile du conseil scolaire. Voici des exemples d’entités qui exigent habituellement un certificat d’assurance : les municipalités, les propriétaires d’immeubles et les propriétaires fonciers, lorsque le conseil scolaire prend à bail leurs locaux pour des activités approuvées, contrôlées et surveillées par le conseil.

Les motifs pour lesquels ces organisations demandent d’être ajoutées à titre d’assuré additionnel englobent la protection de responsabilité civile découlant de l’utilisation de leurs locaux par le conseil scolaire. Cette exigence est sensée; toutefois, les conseils scolaires doivent comprendre qu’en effectuant cette démarche, ils « prêtent » leur assurance à l’assuré additionnel.

Pour permettre à l’OSBIE d’aider les conseils scolaires à soumettre leurs demandes et de délivrer des certificats d’assurance de façon précise, les conseils scolaires doivent nous fournir les documents suivants :

  1. Le nom complet du tiers à ajouter comme assuré additionnel (p. ex., le propriétaire foncier, le propriétaire de l’immeuble);
  2. Une description de l’évènement ou de l’activité;
  3. L’endroit où se tiendra l’évènement ou l’activité;
  4. Tous les contrats doivent être libellés au nom du conseil scolaire. Par ailleurs, le nom de l’école peut également être mentionné;
  5. Les dates ou périodes pour lesquelles la protection est demandée. Si la protection est demandée pour une année entière, nous pouvons délivrer un certificat général;
  6. La limite de l’assurance responsabilité civile demandée par un tiers oscille habituellement entre 2 M$ et 5 M$.

Il existe une exception : si au moins deux conseils scolaires membres de l’OSBIE signent un contrat, nous leur recommandons de s’échanger une preuve d’assurance; il n’est alors pas nécessaire de désigner chacun des conseils à titre d’assuré additionnel.

En cas de doute au sujet des éléments que doit fournir le conseil scolaire, nous vous recommandons de faire parvenir à l’OSBIE les clauses pertinentes du contrat d’assurance ou le permis que vous avez reçu. Nous serons heureux de vous aider.

 

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