Fun Fairs – The Planning Starts Now! / Fêtes de fin d’année – commencez à planifier dès maintenant!

By March 28, 2017 Risk Management

***Version française en bas de la page***

As the planning starts for your annual school fun fair, we wanted to pass along some risk management tips to ensure fun and safe activities for all.

As part of any planning process, risk management issues need to be considered to identify and remove unnecessary/unwanted risk and to set a process that will ensure all activities are reasonably safe for participants, and to ensure the school has the necessary resources to operate the event safely.

The following Risk Management Tips can help your organizing group be aware of the common risks associated with special events at schools across Ontario:

  1. Approval of school activities should always take into consideration the educational value, the intended design of building/facilities, the injury risk factors associated with the activity and the resources available to manage these risks.

Although, no activity is 100% risk free, here are some fun fair ideas that might generate some lively conversation amongst the planning committee:

  • Zumba Night
  • Food Trucks
  • Cultural Night – get volunteers from the school & community to share traditional dress, dance, games, activities etc.
  • “Minute to Win It Theme”
  • Games night
  • Photo Booth
  • Karaoke
  • Local Band – concert
  • Bubble machine
  • Team Scavenger Hunt
  • Temporary hair coloring, hair braiding and tattoos
  • Diva Center – paint nails, glitter hair, face painting, etc.
  • Decorate a flower pot and plant a seed
  • Outdoor Movie Night – projected on side of the school
  1.  One of the key steps in the risk management process is to assess the risks of the activity you’ve decided to undertake.  Here are some good questions to help staff and event organizers conduct a risk assessment:

Assessing the Risk:

  • Assess the Risks versus Benefits of the activity
  • What type of injuries may occur? (minor vs. serious)
  • Is the activity appropriate for the age, ability and experience level?
  • Can it be modified to reduce risk?
  • Can it be properly supervised?
  • Does the board allow this activity?

3. Reduce your risks:

  • Use well-trained volunteers who know their duties and are familiar with school rules.
  • Ensure proper safety training is provided if they are performing the same duties as a paid employee – e.g. ladders, scaffolding, fall arrest, operating tools/equipment, etc.;
  • Ensure premises is properly maintained – parking lots, sidewalks, stairs, outdoor equipment and lighting, playing fields;
  • Provide First Aid stations for large events.

4. Transfer risks:

  • Sub contract staging/bleacher construction to reputable contractors;
  • Sub contract food sales/service to third party vendors.  Any food vendors, should be able to provide/post any relevant food safety requirements or health inspections.
  • Request confirmation of commercial general liability insurance (minimum of $2-$5 M) from all contractors/vendors.
  • Make sure you are exercising due diligence – always refer to your board policies and procedures to ensure your event is permitted and is being conducted in accordance with those criteria.
  • Remember, insurance does not prevent losses.

Adequate, consistent and systematic planning will reduce the chances of an injury occurring during our year-end celebrations.

 

 

 

 

 

Julie Welsh

Risk Management Program Coordinator

juliew@osbie.on.ca

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Avant de commencer à planifier votre fête annuelle de fin d’année, nous tenions à vous transmettre quelques conseils en matière de gestion des risques, afin que vos élèves puissent s’amuser en toute sécurité.

Dans le cadre de tout processus de planification, il faut tenir compte des questions liées à la gestion des risques afin de cerner et d’éliminer les risques inutiles/non désirés et de mettre en place un processus permettant de garantir la sécurité raisonnable des participants aux diverses activités, ainsi que de s’assurer que l’école dispose des ressources nécessaires pour que l’activité se déroule de façon sécuritaire.

Les conseils suivants en matière de gestion des risques peuvent pourront aider les groupes organisateurs à prendre conscience des risques courants associés à la tenue d’activités scolaires spéciales en Ontario :

  1. Au moment d’autoriser une activité scolaire, il faut toujours tenir compte de la valeur éducative de l’activité, la conception prévue du bâtiment/des installations, des facteurs de risque de blessures associés à l’activité et des ressources disponibles pour gérer ces risques.

Aucune activité n’est totalement sans risque, mais voici quelques idées d’activités amusantes qui pourraient susciter des discussions intéressantes au sein de votre comité de planification :

  • Soirée zumba
  • Camions-restaurants
  • Soirées culturelles – demandez à des bénévoles de l’école et de la communauté de partager leur culture (costumes traditionnels, danse, jeux, activités, etc.)
  • Jeux sous le thème « Une minute pour gagner »
  • Soirée de jeux
  • Photomaton
  • Karaoké
  • Concert d’un groupe local
  • Machine à bulles
  • Chasse au trésor en équipe
  • Coloration temporaire des cheveux, tressage des cheveux et tatouages temporaires
  • Salon de beauté – vernis à ongles, brillants pour les cheveux, maquillage, etc.
  • Décorer un pot à fleurs et y planter une graine
  • Soirée cinéma en plein air – projection d’un film sur un mur de l’école
  1.  L’une des principales étapes du processus de gestion des risques consiste à évaluer les risques afférents à l’activité que vous prévoyez organiser. Voici quelques points à retenir pour aider le personnel et les organisateurs de l’activité ou de la sortie à évaluer les risques :

Évaluation des risques :

  • Évaluer les risques et les avantages de l’activité
  • Quels types de blessures peuvent survenir (mineures ou graves)?
  • L’activité convient-elle à l’âge, à la capacité et à l’expérience des participants?
  • Peut-elle être modifiée pour réduire le risque?
  • Peut-elle être correctement surveillée?
  • Le conseil autorise-t-il cette activité?

3. Réduire les risques :

  • Faites appel aux services de bénévoles bien formés qui connaissent leurs tâches et sont familiers avec les règles de l’école.
  • Assurez-vous de leur fournir une formation en sécurité adéquate s’ils effectuent des tâches qui sont habituellement confiées à des employés rémunérés – p. ex., utilisation d’échelles, d’échafaudages, de dispositifs antichutes, d’outils ou de matériel particuliers, etc.
  • Assurez-vous que les lieux sont bien entretenus – aires de stationnement, trottoirs, escaliers, équipement et éclairage extérieurs, terrains de jeux.
  • Prévoyez des postes de premiers soins pour les activités d’envergure.

4. Transférer les risques :

  • Engagez un entrepreneur fiable pour aménager le terrain et construire les estrades.
  • Confiez à une tierce partie la responsabilité des services de restauration. Les restaurateurs engagés doivent répondre aux exigences en matière de salubrité des aliments et d’inspections de santé.
  • Demandez aux entrepreneurs/restaurateurs que vous engagez de vous fournir une preuve de confirmation d’assurance commerciale de responsabilité civile (d’au moins 2 à 5 M$).
  • Assurez-vous de faire preuve de diligence raisonnable. Reportez-vous toujours aux politiques et aux procédures de votre conseil scolaire pour savoir si l’activité que vous voulez organiser est autorisée et si tout se déroule conformément aux critères établis.
  • L’assurance n’empêche pas les sinistres.

Une planification adéquate, uniforme et systématique permettra de réduire les risques de blessures pendant les célébrations de fin d’année.

Julie Welsh

Coordonnatrice du programme de gestion des risques

juliew@osbie.on.ca

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