HELP Audits 2019 / Vérifications de 2019 au titre du programme H.E.L.P.

By April 16, 2019 General

***Version française au bas de la page***

The H.E.L.P. (Human Element Loss Prevention) program is a systematic process designed to promote awareness of the twelve most common human element loss categories, and to provide proven risk management guidelines to address the issues under each criterion. The 20th year of the HELP audits are well underway! I thought I’d to take the opportunity to highlight some of the great things school boards are doing to reduce their loss profile and assist in the defence of liability claims.

Documentation

Some great ways that school staff use to document their activities include:

Winter maintenance: Daily logs, whether or not action (i.e. sanding and salting) is required, including weather conditions. Logs should be kept for both day and evening shifts.  In the event of a lawsuit, blank pages in a logbook can be left open to interpretation.

Daily announcements: A form is used and kept on file. The announcements include any relevant “Health and Safety reminders”, such as “stay away from slippery and icy spots”.

Eyewash stations in science labs: An Eyewash Log Sheet is completed by teaching staff immediately prior to doing any activity where there is a risk of eye injury due to contact with chemicals or biologicals.

A detailed monthly Custodial Gymnasium Facility Check in which the following items are inspected:

  • Adjustable stage
  • Benches
  • Bleachers
  • Ceiling
  • Change rooms
  • Gym floors
  • Folding doors, suspended curtains, room dividers
  • Gym storage rooms

A detailed weekly Custodial Outdoor Premises Check in which the following items are inspected:

  • Basketball backstops
  • Bee & wasp nests
  • Benches & bleachers
  • Goalposts
  • Jumping pits & runways
  • Metal fencing
  • Softball backstop
  • Softball playing surface
  • Exterior stairs
  • Exterior walking & playing surfaces

Some boards use hard-bound custodial logs that are issued for each school year, where all inspections are logged.  Others have leveraged technology by implementing electronic logbook software. Both mediums are easy to locate for staff, management and outside auditors, and an excellent way of keeping documentation consistent.

As in all other sectors in today’s world, school boards are going through many organizational changes as more and more employees retire. In addition to assisting defend the board in the event of a lawsuit, having policies and procedures in place just make good business sense, especially when faced with the grand exodus of retirees. In my Google searches, I found an article from Australia that I thought summed it up nicely:

Benefits of workplace policies

Well-written workplace policies:

• are consistent with the values of the organisation and employment legislation

• demonstrate that the organisation is being operated in an efficient and businesslike manner

• ensure uniformity and consistency in decision-making and operational procedures

• save time when a new problem can be handled quickly and effectively through an existing policy

• foster stability and continuity

• maintain the direction of the organisation even during periods of change

• provide the framework for business planning

• assist in assessing performance and establishing accountability

• clarify functions and responsibilities.

This year we are reviewing the existing HELP program and look forward to sharing the results of the review with the membership in the fall!

Allison Palis, Loss Control Coordinator

allisonp@osbie.on.ca

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Le Programme de prévention des sinistres causés par les facteurs humains (HELP) représente une méthode systématique de sensibilisation aux douze catégories les plus courantes de sinistres causés par les facteurs humains. Ce programme fournit en outre des lignes directrices éprouvées pour gérer les risques relatifs à chacun des critères. La tournée de vérifications que nous avons entreprise dans le cadre du programme H.E.L.P., et qui en est à sa dix-neuvième année, va bon train. J’ai pensé profiter de l’occasion pour souligner quelques-uns des faits importants que les conseils scolaires font pour réduire leur profil de perte et aider à la défense des réclamations en responsabilité.

Documents

Au nombre des méthodes judicieuses qu’utilise le personnel scolaire pour documenter ses activités, mentionnons les suivantes :

  • Entretien hivernal : les événements et les conditions météorologiques sont consignés chaque jour dans un registre, peu importe que des interventions soient requises ou non (p. ex., épandage de sable et de sel). Les registres doivent être tenus à jour autant par les employés du quart de jour que ceux du quart de soir. Il importe de noter qu’en cas de poursuite judiciaire, un registre incomplet laisse planer un doute et peut nuire à la préparation d’une défense adéquate.
  • Annonces quotidiennes : le personnel utilise un formulaire pour les préparer et celui-ci est conservé dans les dossiers. Les annonces servent à communiquer tout renseignement pertinent en matière de santé et de sécurité (p. ex., « Tenez-vous loin des endroits glacés et glissants »).
  • Bassins oculaires dans les laboratoires scientifiques : le personnel les inspecte et consigne leur bon état au registre de maintenance avant la réalisation de toute activité qui comporte un risque de blessure aux yeux en raison de contacts avec des produits chimiques ou biologiques.
  • Une liste d’inspection mensuelle pour les responsables des installations de gymnase qui cible les éléments suivants :
    • La scène adaptable
    • Les bancs
    • Les estrades
    • Le plafond
    • Les vestiaires
    • Les planchers du gymnase
    • Les portes pliantes, les rideaux suspendus et les cloisons de séparation
    • Les salles d’entreposage du gymnase.
  • Une liste d’inspection hebdomadaire pour les responsables des espaces extérieurs qui comprend les éléments suivants :
  • Les buts de basketball
  • Les nids d’abeilles et de guêpes
  • Les bancs et les estrades
  • Les poteaux de but
  • Les fosses de saut et les pistes d’élan
  • Les clôtures de métal
  • Les buts de balle molle
  • Les terrains de balle molle
  • Les escaliers extérieurs
  • Les allées piétonnières et les surfaces de jeu extérieures.

Certains conseils scolaires utilisent des registres d’entretien à reliure rigide pour consigner toutes les inspections faites chaque année scolaire. D’autres tirent avantage des nouvelles technologies en adoptant des registres électroniques. Les deux types de registres sont faciles à trouver pour le personnel, la direction et les vérificateurs externes et permettent de consigner les renseignements de façon uniforme.

Comme dans tous les autres domaines de notre société actuelle, les conseils scolaires subissent une série de changements organisationnels au fur et à mesure que le nombre d’employés prenant leur retraite augmente. En plus de faciliter l’organisation de la défense du conseil scolaire en cas de poursuite judiciaire, la mise en place de politiques et de procédures est une bonne pratique à adopter sur le plan administratif en raison du départ massif des retraités. Au cours de mes recherches sur Google, j’ai trouvé un article [en anglais seulement] provenant d’Australie et qui, je crois, résume bien ces avantages :

Avantages des politiques en milieu de travail

Les politiques en milieu de travail qui sont bien conçues :

• sont cohérentes avec les valeurs de l’organisation et les lois du travail;

• démontrent que l’organisation est gérée de façon efficace et rentable;

• assurent l’uniformité et la cohérence de la prise de décision et des procédures opérationnelles;

• font gagner du temps lorsqu’une politique en vigueur permet de régler rapidement et efficacement un nouveau problème;

• favorisent la stabilité et la continuité;

• aident à diriger une organisation même en période de changement;

• encadrent la planification des activités de l’organisation;

• aident à évaluer le rendement et à établir la responsabilité des intervenants;

• définissent avec précision les rôles et les responsabilités.

Cette année, nous examinons le programme HELP existant et avons hâte de partager les résultats de cet examen avec les membres cet automne!

Allison Palis, Coordinatrice du contrôle des pertes

allisonp@osbie.on.ca

 

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