How to conduct a Distance Learning Risk Assessment / Évaluation des risques liés à l’apprentissage à distance

***Version française au bas de la page***

With the Provincial government mandating that schools remain closed to students until at least May 4th, 2020, school boards are looking at ways to support and educate our students.

We wanted to assure all OSBIE members that teachers and staff working within the scope of their duties for the school board are covered under the General Liability Policy for claims alleging negligence. This applies regardless of how the education programming is delivered, 365 days a year, anywhere in the world.

Now that learning is being taken away from the school and into the homes of our students, additional considerations need to be given to the type of activities we’re undertaking.

From a liability perspective, school boards are expected to address foreseeable risk of injury associated with all school activities they undertake.

For subjects like math, language, history etc. where students are simply reading and doing theory work, the risk of injury is low.

The risk profile changes for subjects like physical education, technological studies, science, visual arts and culinary arts, to name a few.  Certain activities may require direct supervision and instructions or additional space, materials or equipment that the teacher would normally be able to provide in a school environment.

We may not be able to replicate this in the home and perhaps not all activities may be appropriate for students to perform away from school.

The following are some considerations that teachers should include to conduct a risk assessment for a proposed activity:

1. What type of supervision is required (direct vs. in the area etc.)? Although there is a greater chance that parents are at home with their children, you can’t simply trust or assume that parents are always providing direct supervision. Those parents at home may be working, they may be sick or caring for someone else etc.

Supervision requirements should be outlined, and parents/caregivers should confirm they can support this.

2. Is there foreseeable inherent risk of injury? Foreseeability would be based on your experience and knowledge of the obvious hazards associated with the activity.

OSBIE is not recommending that the school board’s informed consent form be completed.

However, as part of the information package being sent about the activity could include a statement outlining the inherent risks and that certain injuries may result.

View OSBIE’s past blog for sample inherent risks and injuries

3. What equipment, materials or tools are needed?

4. What is an appropriate work area or space needed? What would a safe environment be? What are some risks that may be found in the home?  Does the student have dual residences?

For Physical Education review the OPASSE (formerly Ontario Physical Education Safety Guidelines) activity page. Also, ophea.net/hpeathome provides the following safety considerations for parents and caregivers:

  • Is the activity age appropriate for my child(ren)?
  • Is the ‘home’ equipment being used in the activity safe for my child(ren)? (e.g., no objects with sharp edges)
  • Is the surface where the movement activity is to take place:
    • a non slip surface? (e.g., remove area rugs)
    • large enough for the number of participants and required movements?
    • free of obstacles? (e.g., tables, chairs, outdoor furniture)

5. Can school board policy and procedures continue to be followed? For example: progressive training, safety training (i.e. fire safety), safety tests, teacher lead demonstrations, etc.

Teachers should document the instructions they provide.

Once you review the above requirements, the next step would be to determine along with the parents if each student is able to complete the activity and follow your instructions and do so safely.  If they cannot complete the activity in a safe manner, then an alternative will need to be provided.

By taking these steps it will set everyone up for success and help prevent injuries in the home.

Refer to your school board’s website for resources that may already be available to you.

The Ministry of Education has developed many resources for teachers, parents and students: https://www.ontario.ca/page/learn-at-home

If a student were to injure themselves as a result of an activity, the parent will most likely advise the teacher.  Please follow your school board’s incident reporting procedure and submit an electronic report to OSBIE.  Obtain as much information as possible including the course, the activity, what the student was doing when they got injured and the date and time the injury happened.

***

Évaluation des risques liés à l’apprentissage à distance

Comme le gouvernement provincial exige que les écoles demeurent fermées aux élèves au moins jusqu’au 4 mai 2020, les conseils scolaires cherchent des moyens de soutenir et d’éduquer leurs élèves.

Nous tenons à assurer tous les membres de l’OSBIE que les enseignants et les employés qui travaillent dans le cadre de leurs fonctions pour le conseil scolaire sont couverts par la police d’assurance responsabilité civile générale contre les réclamations pour négligence. Cela s’applique peu importe la façon dont les programmes d’enseignement sont offerts, 365 jours par année, partout dans le monde.

Maintenant que l’apprentissage n’a plus lieu dans les écoles, mais aux domiciles des élèves, il y a d’autres facteurs dont il faut tenir compte en lien avec le type d’activités que nous menons.

Du point de vue de la responsabilité, les conseils scolaires doivent tenir compte du risque prévisible de blessure associé à toutes les activités scolaires qu’ils entreprennent.

Dans les matières comme les mathématiques, cours de langue, l’histoire, etc., où les élèves lisent et font simplement du travail théorique, le risque de blessure est faible.

Le profil de risque est différent pour des matières comme l’éducation physique, les études technologiques, science, les arts visuels et les arts culinaires, pour n’en nommer que quelques-uns.  Certaines activités peuvent nécessiter une supervision directe, des instructions ou de l’espace, du matériel ou de l’équipement supplémentaires que l’enseignant serait normalement en mesure d’offrir dans un milieu scolaire.

Il se peut que nous ne soyons pas en mesure de reproduire cela à la maison et que les activités ne conviennent pas toutes aux élèves à l’extérieur de l’école.

Voici certains facteurs que les enseignants devraient prendre en considération pour évaluer les risques associés à une activité proposée :

1. De quel type de supervision a-t-on besoin (directe, sur place, etc.)? Même si les parents sont plus susceptibles d’être à la maison avec leurs enfants, vous ne pouvez pas simplement leur faire confiance ou supposer qu’ils assurent toujours une supervision directe. Ces parents à la maison peuvent devoir travailler, être malades ou prendre soin d’une autre personne, etc.

Les exigences en matière de surveillance doivent être énoncées et les parents/soignants doivent confirmer qu’ils peuvent s’y conformer.

2. Y a-t-il un risque prévisible de blessure inhérent à l’activité? La prévisibilité serait fondée sur votre expérience et votre connaissance des dangers évidents associés à l’activité.

L’OSBIE ne recommande pas au conseil scolaire de faire remplir un formulaire de consentement éclairé.

Toutefois, dans la trousse d’information sur l’activité, on pourrait inclure un énoncé décrivant les risques inhérents à l’activité et indiquer que certaines blessures peuvent survenir.

Consultez les blogues antérieurs de l’OSBIE pour obtenir des exemples de risques inhérents et de blessures.

3. Quels sont l’équipement, le matériel et les outils nécessaires?

4. De combien d’espace a-t-on besoin? Qu’entend-on par un environnement sécuritaire? Quels sont certains des risques que l’on peut retrouver à la maison?  Est-ce que l’élève a deux résidences?

Pour l’éducation physique, consultez la page d’activité des NSOAPE (anciennement les Lignes directrices sur la sécurité en éducation physique de l’Ontario). De plus, ophea.net/hpeathome présente les considérations de sécurité suivantes pour les parents et les soignants :

  • L’activité convient-elle aux enfants de cet âge?
  • Le matériel « maison » utilisé dans le cadre de l’activité est-il sécuritaire pour mon ou mes enfants? (p. ex., aucun objet aux bords tranchants)
  • La surface sur laquelle doit se dérouler l’activité de mouvement est-elle :
    • une surface antidérapante? (p. ex., enlever les tapis)
    • assez grande pour le nombre de participants et les mouvements requis?
    • sans obstacle? (p. ex., tables, chaises, meubles de jardin)

5. La politique et les procédures du conseil scolaire peuvent-elles continuer d’être suivies? Par exemple : formation progressive, formation sur la sécurité (c.‑à‑d. sécurité incendie), tests de sécurité, démonstrations de leadership par un enseignant, etc.

Les enseignants devraient documenter les instructions qu’ils fournissent.

Une fois que vous aurez passé en revue les exigences susmentionnées, la prochaine étape consistera à déterminer avec les parents si chaque élève est en mesure de réaliser l’activité, de suivre vos instructions et de le faire en toute sécurité.  Si l’élève n’est pas en mesure de réaliser l’activité de façon sécuritaire, une solution de rechange devra être trouvée.

Ces mesures permettront à tous les élèves de mieux réussir et de prévenir les blessures à la maison.

Consultez le site Web de votre conseil scolaire pour les ressources qui peuvent déjà être disponibles pour vous.

Le ministère de l’Éducation a créé de nombreuses ressources pour les enseignants, les parents et les élèves : https://www.ontario.ca/fr/page/apprendre-la-maison.

Si un élève se blesse dans le cadre d’une activité, le parent en informera probablement l’enseignant.  Veuillez suivre la procédure de signalement des incidents de votre conseil scolaire et soumettre un rapport électronique à l’OSBIE.  Recueillez le plus de renseignements possibles, y compris le cours, l’activité, ce que l’étudiant faisait lorsqu’il s’est blessé et la date et l’heure à laquelle la blessure a eu lieu.

 

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