How to protect your buildings over the holidays / Comment protéger vos immeubles pendant les Fêtes

By December 10, 2019 General

***Version française au bas de la page***

The countdown is on to the winter break!  So what does Old Man Winter have in store for us this year? The Weather Network predictions for Ontario are a long, cold and snowy winter forecast. The cold weather will be most consistent during mid and late winter with extended periods of severe cold. Click here for their 2019/2020 Winter Forecast article.

Pipes can freeze and burst from a window accidentally left open, a fire from a small appliance left plugged in or water left running in the bathroom can cause a flood. These are some of the common types of situations that may arise while the school building is unoccupied.  What would normally be a small incident can quickly turn into a headache for the board, if left unattended for a few days.

The recommendations set out in the Temporary Shutdown and Weather Preparedness conditions of the Human Element Loss Prevention (H.E.L.P.) Program aim to assist members in the prevention, or at the very least, early identification, of losses by conducting regular inspections during temporary shutdowns and cold weather.

A Temporary Shutdown Program should include:

  • Implement a closure inspection program
  • Implement an inspection checklist for school check-ups while closed – determine frequency of check-ups based on length of time school is closed and based on weather conditions
  • General good housekeeping practices

A Cold Weather Alert Program should include:

  • A systematic approach to alerting schools of drops in building temperature (i.e. electronic monitoring) and follow-up procedures once activated.
  • Regular documented inspections of schools during a Cold Weather Watch.

Best practices of a Cold Weather Alert Program include designating a “weather watcher” to implement procedures once a regionally appropriate external temperature has been reached.   Environment Canada provides guidelines that can be used to determine when Cold Weather Alert procedures should be implemented. For additional information regarding weather alerts, go to Environment Canada’s Weather website: http://weather.gc.ca/.  Another option is to implement inspection procedures when Cold Weather Alert warnings are issued by the local health authority.

While electronic monitoring is a useful tool in alerting building owners to an isolated problem that has already occurred, we recommend that our members also conduct physical inspections in order to identify potential issues before a loss occurs.

Even a quick reminder to all school staff before the holiday to look out for open windows, running taps/toilets or items stored on a stovetop can be effective in preventing a water or fire loss over the winter break.

For assistance in developing or improving Temporary Shutdown and Cold Weather Alert programs at your school board, or to request a sample inspection checklist, please contact Allison Palis at allisonp@osbie.on.ca.

 

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Le compte à rebours du congé d’hiver est commencé! Qu’est-ce que le Bonhomme Hiver nous réserve cette année? La chaîne The Weather Network prévoit un hiver long, froid et neigeux. Cliquez ici pour consulter l’article sur les prévisions hivernales de 2019/2020 (en anglais seulement).

Il suffit d’une fenêtre laissée malencontreusement ouverte pour qu’une conduite d’eau gèle et se rompe, d’un petit appareil électrique qu’on oublie de débrancher pour qu’un incendie se déclenche ou d’un robinet laissé ouvert dans une salle de bain pour qu’une inondation se produise. Ce sont là des exemples de problèmes plus courants qui peuvent se produire pendant que l’école est inoccupée. Un incident mineur peut rapidement se transformer en véritable cauchemar pour le conseil scolaire si personne n’est sur place pour constater le problème.

Les recommandations énoncées aux conditions « Procédures relatives à la fermeture temporaire des établissements » et « Préparation en prévision des intempéries » du programme de prévention des sinistres causés par les facteurs humains (HELP) visent à aider les membres à prévenir, ou du moins à déceler rapidement, les sinistres en effectuant des inspections régulières durant les arrêts temporaires et les périodes de froid.

Un programme de fermeture temporaire devrait comprendre :

  • la mise en place d’un programme d’inspection durant les périodes de fermeture;
  • la mise en œuvre d’une liste de contrôle pour les inspections des écoles durant les périodes de fermeture – la fréquence des contrôles dépend de la durée de la période de fermeture de l’école et des conditions météorologiques;
  • l’adoption de bonnes pratiques d’entretien général.

Un programme d’alerte en cas de temps froid devrait comprendre :

  • la mise en place d’une méthode systématique pour informer les écoles des chutes de température dans les immeubles (p. ex. une surveillance électronique) et de procédures de suivi en cas d’alerte;
  • des inspections régulières des écoles pendant les alertes en cas de temps froid, avec consignation des résultats.

Dans les pratiques exemplaires relatives à l’établissement d’un programme d’alerte en cas de temps froid, on recommande de désigner un « responsable de la météo » chargé de mettre en œuvre des procédures établies lorsque le seuil de température extérieure fixé pour la région est atteint. Environnement Canada met à votre disposition des lignes directrices que vous pouvez utiliser pour déterminer les conditions dans lesquelles vous pouvez appliquer des alertes en cas de temps froid. Pour plus de renseignements sur ces alertes, rendez-vous sur le site Web d’Environnement Canada à l’adresse : https://meteo.gc.ca/. Vous pouvez également appliquer la procédure d’inspection lorsque des alertes en cas de temps froid sont diffusées par les autorités locales de la santé.

Bien que la surveillance électronique soit un outil utile pour signaler aux propriétaires d’immeubles un problème isolé qui s’est déjà produit, nous recommandons à nos membres d’effectuer également des inspections physiques afin de repérer les problèmes potentiels avant qu’un sinistre ne survienne.

Le simple fait d’envoyer un bref rappel au personnel de l’école avant la période des Fêtes pour s’assurer qu’il n’y ait pas de fenêtres ouvertes, de robinets ou de toilettes qui coulent ou d’articles entreposés sur une cuisinière peut contribuer à prévenir les dégâts d’eau et les incendies pendant le congé d’hiver.

Pour obtenir de l’aide en vue de l’élaboration ou de l’amélioration d’un programme de fermeture temporaire et d’alerte en cas de temps froid de votre conseil scolaire ou pour obtenir une liste des points à vérifier lors des inspections, veuillez communiquer avec Allison Palis à l’adresse suivante : allisonp@osbie.on.ca.

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