Incident Reporting – When in Doubt, Fill One Out! / En cas de doute, remplissez le formulaire!

By April 24, 2018 General

***Version française en bas de la page***

The incident report form is used by OSBIE to assist in the investigation of a potential claim on behalf of the School Board.

Be sure to consult any related school board policy/procedure for more information.

Incident Report Member-wide Statistics

At the beginning of the 2017/2018 school year, OSBIE launched some significant enhancements to the online incident report system.

One of the goals of these updates was to maximize your time and improve the quality of the information being collected.

Here’s some statistics we thought might be of interest:

Our goal is to continue to analyze the incident report data and provide risk management recommendations to minimize student injuries.

We strive to be your school board’s injury prevention and risk management partner.

Reporting Basics

When to be completed

  • when someone is injured on school or board property
  • when someone is injured under the supervision of the school, but is away from the premises (i.e. field trip)

AND

  • when someone receives medical/dental attention

For whom is the incident report completed

The incident report form should be completed for the following injured parties:

  • students
  • volunteers
  • visitors to the school

If an employee of the school board is injured, it is not necessary to complete the OSBIE incident report form, but rather the incident should be reported to WSIB.

Who is to complete the incident report?

  • The incident report should only be completed by SCHOOL/BOARD PERSONNEL ONLY
  • NOT to be completed by injured party or parent

Please note: this is NOT a Student Accident Insurance Form, nor a Workers’ Compensation Form

There was an incident at our school a couple of weeks ago and I’m just realizing I didn’t report it.  Should I still submit the report?

Yes, still submit the report.  That way there is always an electronic record of the incident.

Incident Red Flags – When to call OSBIE/School Board Representative

  • When parents are upset or angry with the school staff
  • Any mention of the injured party obtaining a lawyer
  • Any mention of the injured party looking for compensation
  • When someone, other than a parent asks questions about the incident or attends the school to take pictures after the incident/accident has occurred
  • If anyone asks for a copy of the incident report
  • There is any negligence on part of school

Remember the OSBIE motto: When in Doubt, Fill One Out!

Julie Welsh, Risk Manager

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Rapport d’incident – En cas de doute, remplissez le formulaire!

L’OSBIE utilise le formulaire de déclaration des incidents dans le cadre d’enquêtes sur des réclamations potentielles au nom des conseils scolaires.

Pour plus de précisions, veuillez consulter les politiques/procédures connexes de votre conseil scolaire.

Statistiques sur les rapports d’incident pour l’ensemble des membres

Au début de l’année scolaire 2017‑2018, l’OSBIE a apporté d’importantes améliorations au système de déclaration des incidents en ligne.

Ces mises à jour visent, entre autres, à optimiser votre temps et à améliorer la qualité des renseignements recueillis.

Voici quelques statistiques susceptibles de vous intéresser.

Notre objectif demeure l’analyse et la mise en valeur des données issues des rapports d’incident afin de formuler des recommandations sur la gestion des risques pour réduire les blessures subies par les élèves.

Nous nous efforçons d’être votre partenaire de prévention des blessures et de gestion des risques auprès de votre conseil scolaire.

Principes de base pour déclarer un incident

Quand faut-il remplir un rapport d’incident?

  • lorsqu’une personne se blesse sur un terrain d’école ou une propriété qui relève d’un conseil scolaire;
  • lorsqu’une personne se blesse dans le cadre d’une activité surveillée par l’école, mais que le surveillant ne se trouve pas sur les lieux (p. ex., une sortie scolaire),

ET

  • lorsqu’une personne reçoit des soins médicaux ou dentaires.

Pour qui le rapport d’incident est-il rempli?

Le rapport d’incident doit être rempli pour le compte des parties lésées suivantes :

  • les élèves;
  • les bénévoles;
  • les visiteurs dans une école.

Si un employé d’un conseil scolaire se blesse, il n’est pas nécessaire de remplir le rapport d’incident de l’OSBIE. Il faut plutôt déclarer l’incident à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT).

Qui doit remplir le rapport d’incident?

  • Le rapport d’incident doit être rempli seulement par L’ÉCOLE ET LE CONSEIL SCOLAIRE.
  • La partie lésée ou les parents NE doivent PAS remplir ce formulaire.

Remarque : Le rapport d’incident N’EST PAS un formulaire d’assurance accident pour les élèves ni un formulaire de demande d’indemnisation pour accidentés du travail.

Un incident est survenu à l’école il y a environ deux semaines et je viens de me rendre compte que je ne l’ai pas signalé. Est‑ce que je peux quand même envoyer un rapport d’incident?

Oui, vous devriez envoyer le rapport d’incident. Ainsi, l’OSBIE disposera en tout temps d’un dossier électronique concernant cet incident.

Signalement d’un incident? Quand doit‑on s’adresser au représentant d’OSBIE/du conseil scolaire?

Lorsque les parents sont contrariés ou fâchés contre le personnel de l’école

  • Une mention de la partie lésée qui a recours à un avocat
  • Une mention de la partie lésée qui demande réparation
  • Lorsqu’une personne, outre le parent, pose des questions au sujet de l’incident ou se présente à l’école pour prendre des photographies après l’incident ou l’accident
  • Si une personne demande un exemplaire d’un rapport d’incident
  • L’école a fait preuve de négligence

Rappelez‑vous la devise de l’OSBIE : en cas de doute, remplissez un formulaire d’incident!

Julie Welsh, gestionnaire des risques

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