Managing the school board’s liability exposure during a pandemic / Gestion de l’exposition au risque de responsabilité du conseil scolaire en période de pandémie

***Version française au bas de la page***

While the province is starting to relax restrictions and permit the reopening of businesses along with some outdoor recreational amenities and summer camp programs, school boards are starting to ask, “How do we manage this exposure?”

Outlining the duty of care owed specific to COVID-19 will assist all school board staff to identify and understand what is required from a liability and risk management perspective.

School board run programs such as daycares or summer camps

Does the school board have a consistent and systematic approach to manage this identified risk?

In the case of COVID-19, an allegation of negligence could be that the school board failed to follow government direction or Public Health protocols to reopen.

To address this exposure the school board can apply the concept of due diligence.

Due diligence is the care that a reasonable person exercises to avoid harm to other persons or their property. It is based on knowledge of the known risks at the time of the loss.

When applying the concept of due diligence, it does not mean that the system or procedure used by the school board to manage the impacts of COVID-19 must be perfect or foolproof. If something falls between the cracks, the school board can still be found to have done all that was “reasonably necessary.”

To be effective, due diligence contains the following elements:

  • there is a policy about how to manage the risk that aligns with government directions or Public Heath protocol.
  • there is a set of procedures to cover the control and prevention of the risk (i.e. the use of PPE, social distancing, and sanitizing practices)
  • there is a method of proof that the policy and procedures are in place and have been followed, through documentation (i.e logs of cleaning and sanitization activities).

These requirements will need to be enforced. Implementation of a plan without enforcement won’t help to protect the school board in the event of claim.

Insurance Coverage

If a student, volunteer, or visitor alleges that the school board acted negligently which led to them contracting COVID-19 the OSBIE liability policy will respond in the same manner as any other presented claim.

Consider that there may be an increase in other types of injuries related to COVID-19 protocols?

  • Non-use of handrails for stairways contributing to falls
  • Use of masks which may impeded the ability to see/look down at hazard on the floor/ground
  • Face coverings and lack of oxygen leading to fainting/falls
  • Concerns about social distancing as a distraction to other obvious dangers

Next’s week blog will address managing the school board’s liability exposure for:

Invitees – such as third party-run camps and community use of school

Uninvited users – dog walkers etc.

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(Today) Wednesday, June 10, 2020

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*Please note all sessions are being offered in English

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Gestion de l’exposition au risque de responsabilité du conseil scolaire en période de pandémie

Alors que la province commence à assouplir les restrictions et à autoriser la réouverture des entreprises ainsi que de certaines installations récréatives extérieures et certains programmes de camp d’été, les conseils scolaires se posent des questions sur la façon dont ils devront gérer cette exposition.

Il conviendra de rappeler aux employés des conseils scolaires quel est leur devoir de diligence en lien avec la COVID-19, afin de les aider à déterminer et à comprendre ce qu’ils doivent faire du point de vue de la responsabilité et de la gestion des risques.

Programmes gérés par les conseils scolaires, comme les garderies ou les camps d’été

Le conseil scolaire a-t-il adopté une approche uniforme et systématique pour gérer ce type de risque?

Dans le cas de la COVID-19, une allégation de négligence pourrait être que le conseil scolaire n’a pas suivi les directives du gouvernement ou les protocoles de santé publique pour la réouverture.

Pour tenir compte de cette exposition, le conseil scolaire peut appliquer le principe de la diligence raisonnable.

La diligence raisonnable s’entend des mesures qu’une personne raisonnable peut prendre pour éviter de faire tu tort à autrui ou d’endommager des biens qui ne lui appartiennent pas. Elle se fonde sur la connaissance des risques connus au moment du sinistre.

L’application du principe de diligence raisonnable ne signifie pas que le système ou la procédure utilisé par le conseil scolaire pour gérer les répercussions de la COVID-19 doit être parfait ou infaillible. Si un élément passe inaperçu, le conseil scolaire peut quand même être réputé avoir fait tout ce qui est « raisonnablement nécessaire ».

Pour être efficace, le principe de diligence raisonnable doit s’appuyer sur les éléments suivants :

  • il existe une politique régissant la façon de gérer le risque qui est conforme aux directives gouvernementales ou au protocole de santé publique;
  • il existe un ensemble de procédures englobant le contrôle et la prévention des risques (c.‑à‑d. utilisation d’EPI, distanciation sociale et mesures de désinfection);
  • il existe une méthode de preuve documentée (p. ex., registre des activités de nettoyage et de désinfection) selon laquelle la politique et les procédures sont en place et ont été suivies.

Ces exigences devront être appliquées. Le simple fait de mettre en œuvre un plan sans toutefois l’appliquer ne protègera pas votre conseil scolaire en cas de réclamation.

Couverture d’assurance

Si un élève, un bénévole ou un visiteur allègue que c’est à cause de la négligence du conseil scolaire qu’il a contracté la COVID-19, la police d’assurance responsabilité civile de l’OSBIE s’appliquera de la même manière que pour toute autre réclamation.

Tenez compte du fait qu’il pourrait y avoir une augmentation des autres types de blessures liées aux protocoles découlant de la COVID-19

  • La non-utilisation des rampes d’escalier risque de se traduire par une augmentation du nombre de chutes.
  • L’utilisation de masques peut nuire à la capacité de regarder vers le sol et de détecter les obstacles qui peuvent s’y trouver.
  • L’utilisation d’un couvre-visage et le manque d’oxygène peuvent causer des évanouissements et des chutes.
  • On s’inquiète du fait que la distanciation sociale pourrait être une source de distraction à l’égard d’autres dangers évidents.

Le blogue de la semaine prochaine portera sur la gestion de l’exposition au risque de responsabilité du conseil scolaire pour :

les invités – camps organisés par des tierces parties, utilisation communautaire des installations scolaires, etc.;

les utilisateurs non invités – personnes qui promènent leur chien, etc.

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