Matching School Activities with Suitable Facilities / Exécution d’activités dans des installations adéquates

By February 28, 2017 General

***Version française en bas de la page***

Does the activity suit the intended use of your facility?

Facilities, such as gymnasiums, sports fields, parking lots, electrical rooms, storage areas – just to name a few – were designed and built with a specific usage in mind. In insurance terms, this is known as the “occupancy” of a building/facility.

Over time, new activities, new technology, school programs or changing usage patterns can create demands on the occupancy of a facility that can result in risk of injury or property damage when the intended use no longer matches the actual use.

Some examples of risk management inquiries we have received illustrate where requests to use school facilities for purposes that the buildings/premises were not designed for include:

Playing/practicing high risk/contact sports on non-sports fields

Consider the area being used compared to a sport field designed for the specified activity. Are there any obstructions or hazards such as trees, benches, fences, curbs, drainage grates, decorative rocks, roadways, etc.? Does the area have adequate run-off or buffer spaces for the players?

Playing/practicing sport activities in hallways, classrooms etc.

Again, consider any obstructions in the hallway which could contribute to an injury which wouldn’t be found in a suitable sports facility such as water fountains, protruding fire extinguishers, AEDs, lockers, glass doors, desks, chairs etc.

OSBIE recommends that school hallways not be used for running or any other athletic activity.

Use of hallways as storage for athletic equipment, tables, etc.

All exit doors and stairwells should be clear of storage.  This will ensure safe traffic flow through corridors under normal conditions as well as in emergencies. Plus, storage in the hallways can also contribute to injuries when combined with the situation above.

Use of school sports fields for parachute landing, helicopter, hot air balloon or other aircraft for landing/take-off

The school grounds are not designed or intended as an airport facility (which would have appropriate facilities and emergency response).  The school premises may also be in proximity to other hazards (e.g. towers, buildings, houses, power lines, trees, etc.) that may not make it safe for this purpose.

Renovation of electrical/mechanical rooms for use as staff lunch rooms

Allowing open access to these rooms can lead to intentional or accidental tampering with the school electrical system or fire protection system.

Storage of supplies or combustible materials in electrical/mechanical rooms

Observe fire safety precautions: materials should not be stored in front of heating units, electrical panels (a 1 metre (3 foot) clearance is required) or near sprinkler heads.  Flammable and combustible materials must be stored in appropriate containers and/or cabinets, per their fire characteristics.

Risk Management Tip:

The primary risk management tip is that, in any part of the school operation, whether sports programs, building operations, school activities or Community Use programs, consideration must be given as to whether the facilities were designed for the usage being planned. Failing to do this can place school boards at risk of being negligent for an injury or being exposed to a preventable property loss.

Being risk aware can allow you to make informed decisions about the nature of activities that are suitable for your schools, and the basic steps you can take to manage those risks.

 

 

 

 

Julie Welsh CIP, CRM
Risk Management Program Coordinator

Save the Date: OSBIE Risk Management Seminar
Friday October 20th, 2017
Sheraton Airport Hotel, Toronto, ON

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Les installations de votre école conviennent-elles à votre activité?

Les gymnases, les terrains de sports, les aires de stationnement, les locaux réservés aux installations électriques, les aires d’entreposage, pour ne nommer que ceux‑ci, ont été conçus et construits pour un usage particulier. Dans le jargon de l’assurance, on parle d’« occupation » d’un bâtiment ou d’installations.

Au fil du temps, de nouvelles activités, de nouvelles technologies, de nouveaux programmes scolaires et l’évolution des usages peuvent exiger une modification de l’occupation des installations qui peut donner lieu à des risques de blessure ou de dommages matériels lorsque l’utilisation qui est faite d’un lieu ne correspond plus à l’intention première.

Certaines demandes de renseignements à propos de la gestion des risques que nous avons reçues concernaient l’utilisation des installations de l’école à des fins pour lesquelles elles n’ont pas été conçues à l’origine, notamment :

Pratique de sports de contact ou à grand risque sur des terrains non propices à la pratique des sports

Envisagez la surface utilisée par rapport à un terrain de sports conçu pour l’activité prévue. Y trouve‑t‑on des obstacles ou sources de danger, notamment des  arbres, des bancs, des clôtures, des bordures en béton, des grilles de drainage, des pierres décoratives, des voies d’accès, etc.? La surface comporte‑t‑elle une zone d’écoulement suffisante ou des zones tampon pour les joueurs?

Pratique d’activités sportives dans les couloirs, les salles de classe, etc.

Une fois de plus, tenez compte des obstructions dans les couloirs qui pourraient entraîner des blessures qui ne se produiraient pas dans des installations sportives conçues pour la pratique des sports, notamment des fontaines, des extincteurs en saillie, des DEA, des casiers, des portes en verre, des bureaux et des chaises.

OSBIE recommande de ne pas utiliser les couloirs des écoles pour la course ou toute autre activité sportive.

Utilisation des corridors pour entreposer du matériel sportif, des tables, etc.

Toutes les portes de sortie et cages d’escalier doivent être exemptes de matériel entreposé dans le but de faciliter les déplacements dans des conditions tant normales que d’urgence. En outre, l’entreposage dans les couloirs, jumelé aux situations susmentionnées, peut entraîner des blessures.

Utilisation des terrains de sports de l’école comme piste d’atterrissage ou de décollage pour parachutistes, hélicoptères, montgolfières ou autres aéronefs

Les terrains d’école ne sont pas conçus à des fins aéroportuaires (sinon, ils seraient dotés d’installations pertinentes et de services d’intervention en cas d’urgence). L’école peut également être située près d’autres sources de danger (p. ex., des tours, des immeubles, des maisons, des lignes électriques, des arbres).

Réaménagement des locaux réservés aux installations électriques ou mécaniques pour pouvoir les utiliser comme salle de repas pour le personnel

Le libre accès à ces installations peut entraîner la modification volontaire ou accidentelle du système électrique ou du système de lutte contre l’incendie de l’école.

Utilisation des locaux réservés aux installations électriques ou mécaniques pour entreposer des fournitures et des matériaux combustibles

Appliquez les procédures de sécurité en cas d’incendie : les matériaux ne doivent pas être entreposés devant des unités de chauffage, des panneaux électriques (une distance d’un mètre (3 pieds) doit être respectée) ou près des gicleurs. Les matières inflammables et combustibles doivent être entreposées dans des contenants ou des armoires adéquats, selon leurs caractéristiques d’inflammabilité.

Conseil pour la gestion des risques

Le principal conseil pour la gestion des risques est le suivant : dans tous les secteurs liés à l’exploitation d’une école, qu’il s’agisse de programmes sportifs, de fonctionnement des bâtiments, d’activités scolaires ou d’utilisation communautaire, il faut déterminer si les installations conviennent à l’usage prévu, sans quoi le conseil scolaire risque d’être accusé de négligence ayant causé des blessures ou s’expose à des dommages matériels qui auraient pu être évités.

Le fait d’être conscient des risques peut vous permettre de prendre des décisions éclairées quant à la nature des activités qui peuvent être exécutées dans votre école et d’appliquer les mesures de base qui s’imposent pour gérer ces risques.

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