Municipal Election Day is Monday October 22, 2018 / Le jour des élections municipales est lundi le 22 octobre 2018

By October 16, 2018 General

***Version française au bas de la page***

Municipal elections will take place on Monday, October 22.  During elections it is quite common for schools to be used as Polling Stations, meaning large numbers of people from all age groups will be converging on school properties on voting day.  In addition to this, there may be the added risk of wet weather.  School boards need to be vigilant in monitoring and responding to these conditions.

Although Polling Stations should be regarded as any other permit holder situation, under Occupier’s Liability, the school board will be held responsible for injuries arising from falls in parking lots, sidewalks, stairs, hallways, etc.  OSBIE has paid a number of these types of claims over the years resulting from the school being used as a Polling Station, and we would like to take this opportunity to remind our members of the exposures that prevail, particularly due to wet weather conditions. Keep in mind that elderly people are particularly vulnerable to trips and falls, as noted in our claim experience.  We recommend school boards take into consideration the following Risk Management Tips during the upcoming election:

Risk Management Tips for Schools Used as Polling Stations:

  1. Ensure contractors and/or custodians conduct extra maintenance “sweeps” during the day of all parking lots, sidewalks, stairs (inside and outside), and any other areas voters may use to access the building.
  2. Ensure log books are kept up to date to document inspection intervals and action taken (for both employees as well as contractors).
  3. Ensure custodial staff is on duty until polls close.
  4. Regularly check floor mats at entrances to make sure they are positioned properly and have not shifted due to foot traffic – replace as necessary.
  5. Place safety cones around areas where floors may be wet.
  6. Ensure all public walkways (inside and outside) are clean and clear of debris, garbage or any other slipping or tripping hazard.
  7. Ensure all interior and exterior lights are on and functioning properly.
  8. Post signs directing the public to voting stations – if possible have volunteers present to direct voters to appropriate areas of the school.
  9. Instruct volunteers and staff to escort “stray” members of the public back to designated areas.
  10. Segregate student areas from public voting areas – students should not be permitted in areas of the school being used by the public during that day.

And, of course, make sure you exercise your right to vote!!

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Les élections municipales se dérouleront lundi le 22 octobre. Lorsque des élections ont lieu, à tous les niveaux de gouvernement, il est très courant que des écoles soient utilisées en tant que bureaux de vote. Il en résulte que de nombreuses personnes de tous les groupes d’âge circulent sur la propriété de l’école le jour du vote.  Voilà une raison de plus de se soucier des conditions saisonnières qui prévaudront pour l’occasion.  Les conseils scolaires doivent faire preuve de vigilance, tant pour la surveillance que pour l’élimination de ces désagréments saisonniers.

Bien que les bureaux de vote puissent être considérés sur le même pied que tout établissement détenteur de permis en ce qui a trait à la responsabilité de l’occupant, le conseil scolaire demeure néanmoins responsable des blessures survenant dans les aires de stationnement, les escaliers, les corridors, etc. L’OSBIE a dû défrayer les coûts de nombreuses réclamations de ce type au cours des ans lorsque les écoles tiennent lieu de bureau de vote. Nous désirons donc profiter de la présente pour rappeler à nos membres les principaux facteurs de risque, sans oublier que les conditions saisonnières nous sont plutôt défavorables en cette période de l’année.  Gardez à l’esprit que les personnes âgées sont particulièrement vulnérables aux glissades et aux chutes, tel que précisé dans nos dossiers de réclamations.  À cet effet, nous recommandons aux conseils scolaires de prendre en considération les points suivants sur la gestion des risques lors de l’élection imminente.

Conseils sur la gestion des risques pour les écoles tenant lieu de bureau de vote :

  1. Assurez-vous que les entrepreneurs ou les gardiens procèdent à un nettoyage accru de toutes les aires de stationnement, trottoirs et escaliers (intérieurs et extérieurs), ainsi que de tout autre accès pouvant être utilisé par les votants pour entrer dans la bâtisse.
  2. Veillez à ce que les registres des travaux soient maintenus à jour conformément aux intervalles d’inspection requis et que les mesures nécessaires soient prises (tant pour les employés que pour les entrepreneurs).
  3. Assurez-vous que le personnel de garde demeure en service jusqu’à la fermeture des bureaux de vote.
  4. Vérifiez régulièrement les tapis aux entrées pour vous assurer qu’ils sont positionnés correctement et qu’ils n’ont pas été déplacés par les personnes qui circulent – changez-les si nécessaire.
  5. Placez des cônes de sécurité autour des endroits où le plancher est détrempé.
  6. Veillez à ce que toutes les allées publiques (intérieures et extérieures) soient propres et dégagées de tout débris, déchet, ou objet pouvant augmenter les risques de glissades ou de chutes.
  7. Assurez-vous que les éclairages intérieurs et extérieurs sont allumés et qu’ils fonctionnent correctement.
  8. Placez des affiches pour orienter le public vers les bureaux de vote – si possible, demandez à des volontaires d’indiquer le chemin aux votants vers les sections appropriées de l’école.
  9. Avisez les volontaires et les membres du personnel qu’ils doivent escorter vers les aires désignées les personnes qui se sont aventurées dans des zones interdites.
  10. Séparez les sections réservées aux étudiants des aires de votation dans l’école – les étudiants ne doivent pas être admis dans les sections utilisées par le public au cours de cette journée.

Et bien sûr, n’oubliez pas d’exercer votre droit de vote!

 

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