Non-Students Participating in School Activities / Non élèves qui participent à des activités scolaires

By January 14, 2020 General

***Version française au bas de la page***

OSBIE receives several inquiries each year related to whether the school board would be insured if they permitted non-students to participate in school organized sports, field trips or activities.  Non-students can be exchange students, home schooled students, ex-students, siblings or other family members of registered students who want to participate.

Your school board’s Comprehensive General Liability policy protects the school board against legal liability arising from the negligent acts of an employee while they are acting within the scope of their duties.  So, if the non-student was allowed to participate and was injured because of a negligent act of a school board employee, the policy would respond.

While each school board has the authority to make their own decision on whether to grant permission, if your school board agrees to allow any non-student to participate in any approved/organized activity, the school board would owe that individual the same duty of care as any registered student participating in the same activity.

If your school board chooses to permit this practice, consider the following:

  • Supervision ratios should reflect any non-students that will be participating.
  • Take steps to ensure that these participants have received the same instruction, coaching, progressive training and/or skill development as regular students.
  • That they are familiar with and abide by any rules or behaviour code set by the school or the school board.
  • Permission forms, emergency contact information, pertinent medical information should all be completed.
  • Advise the family that school board does not provide accidental death, disability, dismemberment or medical expense insurance on behalf of the students participating in any school activity. Student accident insurance is recommended and out of country medical insurance for international exchange students.

Simply put, the school board should treat these students same as their own.

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Non‑élèves qui participent à des activités scolaires

Tous les ans, l’OSBIE reçoit de nombreuses demandes de gens qui veulent savoir si un conseil scolaire est assuré s’il permet à des non‑élèves de participer à des activités, à des sorties ou à des sports organisés par l’école. Les « non‑élèves » peuvent être des élèves participant à un programme d’échange, des élèves à domicile ou des frères et sœurs et autres membres de la famille d’élèves inscrits à l’école qui souhaitent prendre part à l’activité.

La police d’assurance responsabilité civile générale protège le conseil scolaire contre d’éventuelles poursuites pour responsabilité civile découlant d’un acte de négligence commis par un employé dans le cadre de ses fonctions. Par conséquent, si un non‑élève participant à une activité autorisée se blesse en raison d’un acte de négligence commis par un employé du conseil scolaire, la police est applicable.

Chaque conseil scolaire a le pouvoir de prendre ses propres décisions et d’accorder son autorisation; par contre, si votre conseil permet à un non‑élève de participer à une activité approuvée ou organisée par l’école, il doit remplir son devoir de diligence envers ce participant de la même façon qu’il doit s’en acquitter pour un élève inscrit prenant part à l’activité.

Si votre conseil scolaire décide d’autoriser cette pratique, vous devez :

  • Tenir compte, dans les ratios de surveillance, des non‑élèves participants.
  • Prendre des mesures pour vous assurer que ces participants ont reçu la même éducation, le même encadrement, la même formation progressive ou le même perfectionnement des compétences que les élèves réguliers.
  • Faire en sorte que ces participants connaissent et respectent les règles ou les codes de comportement établis par l’école ou le conseil scolaire.
  • Fournir les formulaires d’autorisation, les coordonnées en cas d’urgence et les renseignements médicaux pertinents, et veiller à ce que les documents soient tous remplis.
  • Informer la famille que le conseil scolaire n’offre pas d’assurance en cas de décès accidentel, d’invalidité ou de mutilation ni pour les frais médicaux à l’égard des élèves qui participent à une activité scolaire. Il est recommandé d’offrir une assurance contre les accidents pour les élèves et une assurance médicale à l’étranger pour les élèves participant à un échange international.

En termes simples, le conseil scolaire doit traiter ces élèves de la même façon que ses propres élèves.

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