OSBIE Incident Reporting – When in doubt fill one out! / Les rapports d’incident de l’OSBIE : en cas de doute, remplissez-en un!

By September 21, 2016 General

Did you know?

In 2015, 104,654 incident reports were submitted to OSBIE.

As with any system that processes a large volume of transactions, questions from our users often come up, and this Blog article is dedicated to answering the most frequently asked questions.

Reporting Basics

When to be completed

  • when someone is injured on school or board property
  • when someone is injured under the supervision of the school, but is away from the premises (i.e. field trip)

AND

  • when someone receives medical/dental attention

For whom is the incident report completed

The Incident Report form should be completed for the following injured parties:

  • students
  • volunteers
  • visitors to the school

If an employee of the school board is injured, it is not necessary to complete the OSBIE Incident Report form, but rather the incident should be reported to WSIB.

Who is to complete the incident report?

The Incident Report should only be completed by SCHOOL/BOARD PERSONNEL ONLY

NOT to be completed by injured party or parent

Please note: this is NOT a Student Accident Insurance Form, nor a Workers’ Compensation Form

Is the report urgent?

On the electronic form, the box at the top of the form (If Person has been admitted to Hospital, or if fatally injured, please click here) should be checked any time an ambulance is called for a student, or if the injury is serious enough that immediate external medical attention (for example at an Urgent Care Clinic).  If you check this box, the report is immediately brought to the attention of the OSBIE Claims department.

How do I update a Report?

The OSBIE incident report is meant to be a “snapshot” of what happened at the time of the incident.  As such, the only time you should need to update the report is if there is a major change to the injury or if you need to change the description of what happened. Also, please refer to any school board specific policy there may be with regards to this.

Once an incident report has been submitted, you are no longer able to retrieve it to make changes.

Should changes be required, you will need to re-submit the report through the online system.  If you are re-submitting a report, please make it clear in the “Description of Incident” field that this is a revised report, and the reason for the revision.

It is not always necessary to submit the OSBIE incident report right away.  If you are unsure about some of the details of the incident or the injury, please feel free to complete the form when those details have been received.  (However, if the student is seriously injured, please call the OSBIE claims department/School Board Representative immediately.)

There was an incident at our school a couple of weeks ago and I’m just realizing I didn’t report it.  Should I still submit the report?

Yes, still submit the report.  That way there is always an electronic record of the incident.

Want to learn more?

Here’s our resource video “Incident Reporting Basics and Frequently Asked Questions” on the topic:

https://youtu.be/5EWfGmxLzr8

In closing, if you are trying to decide whether or not to complete an incident report, remember the OSBIE motto: When in Doubt, Fill One Out!

Julie Welsh, Risk Management Program Coordinator

juliew@osbie.on.ca

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Le saviez-vous?

En 2015, OSBIE a reçu 104 654 rapports d’incident.

Comme dans tout système qui traite de grandes quantités de transactions, nos utilisateurs ont souvent des questions concernant les rapports d’incident. Cet article vise à répondre aux questions les plus fréquemment posées.

Principes de base pour déclarer un incident

Quand faut-il remplir un rapport d’incident?

  • Lorsqu’une personne est blessée sur un terrain d’école ou une propriété qui relève d’un conseil scolaire;
  • Lorsqu’une personne est blessée alors qu’elle est sous la supervision du personnel d’une école, mais qu’elle ne se trouve pas sur le terrain de l’école (p. ex., lors d’une sortie scolaire);
  • Lorsqu’une personne reçoit des soins médicaux ou dentaires.

Pour qui le rapport d’incident est-il rempli?

Le rapport d’incident devrait être rempli pour le compte des parties lésées suivantes :

  • les élèves;
  • les bénévoles;
  • les visiteurs dans une installation scolaire.

Si un employé d’un conseil scolaire se blesse, il n’est pas nécessaire de remplir le rapport d’incident d’OSBIE. Il faut plutôt déclarer l’incident à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT).

Qui doit remplir le rapport d’incident?

Le rapport d’incident doit être rempli seulement par le PERSONNEL DE L’ÉCOLE ET DU CONSEIL SCOLAIRE.

La partie lésée ou les parents NE doivent PAS remplir ce rapport.

Remarque : Le rapport d’incident N’EST PAS un formulaire d’assurance accident pour les élèves ni un formulaire de demande d’indemnisation pour accidentés du travail.

Est-il urgent de remplir le rapport d’incident?

Sur le rapport d’incident en ligne, il faut cocher la case affichée dans le haut du formulaire (Si la personne a été admise à l’hôpital ou est mortellement blessée, veuillez cliquer ici) chaque fois qu’une ambulance est appelée pour prendre en charge un élève ou que la gravité de la blessure exige une consultation médicale immédiate dans une clinique externe (p. ex., clinique de soins d’urgence). En cochant cette case, vous transmettrez immédiatement le rapport d’incident au Service des sinistres d’OSBIE.

Comment mettre à jour un rapport d’incident?

Le rapport d’incident d’OSBIE est en quelque sorte une photo qui capture ce qui est arrivé au moment de l’incident. Habituellement, le rapport d’incident ne doit être mis à jour que s’il y a un changement important concernant la blessure ou la description de l’événement qui ont été déclarés. De plus, vous devez vérifier si le conseil scolaire a adopté une politique particulière à ce sujet.

Une fois que vous aurez transmis le rapport d’incident, vous ne pourrez plus le récupérer pour le modifier.

Si des modifications doivent y être apportées, vous devrez soumettre à nouveau un rapport d’incident dans le système en ligne. Dans ce cas, indiquez clairement dans le champ Description de l’incident qu’il s’agit d’un rapport modifié ainsi que la raison de la modification.

Il n’est pas toujours nécessaire de soumettre le rapport d’incident à OSBIE immédiatement après l’événement. Si vous êtes incertain de certains détails concernant l’incident ou la blessure subie, il est préférable d’attendre d’avoir reçu les renseignements manquants avant de remplir le rapport. Cependant, si l’élève est gravement blessé, veuillez téléphoner immédiatement au Service des sinistres d’OSBIE ou à un représentant du conseil scolaire.

Un incident est arrivé à l’école il y a deux semaines et je viens de réaliser que je n’ai pas rempli de rapport. Est-ce que je peux quand même envoyer un rapport d’incident?

Oui, vous devriez envoyer le rapport d’incident. Ainsi, OSBIE disposera d’un dossier électronique concernant cet incident.

Vous souhaitez en savoir davantage?

Consultez notre vidéo Foire aux questions sur le rapport d’incident :

https://www.youtube.com/watch?v=QPzFj95EFrU

Enfin, si vous n’arrivez pas à décider s’il convient ou non de remplir un rapport d’incident, rappelez-vous qu’en cas de doute, il vaut mieux en remplir un.

Julie Welsh, Coordonnatrice du programme de gestion des risques

juliew@osbie.on.ca

*S’il vous plaît n’hésitez pas à me contacter en français.

 

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