Permission Forms – An Inherent Risk Cheat Sheet / Formulaires de permission – Aide-mémoire sur les risques inhérents

By February 12, 2019 General

***Version française au bas de la page***

All activities have an inherent risk of injury.  One very important part of effective planning requires that parents be informed of the risks associated with the proposed activity and give permission for their child to participate.  This is accomplished by using your school board’s Permission/Informed Consent form.

The purpose of an Informed Consent is not to relinquish rights to sue, or transfer/absolve liability from a responsible party (as is the primary purpose of a waiver), but rather to demonstrate that the school board acted as “a reasonable and prudent person” in informing the participant and his/her parents that there were inherent risks associated with specific activities, and that certain injuries may result if the student participated.

The “Elements of Risk” section is especially important. Its purpose is to make participants/parents aware of the risks of an activity. The more specific and extensive, the better.

Here’s a sample list of common inherent risks that can be reviewed and customized for a wide range of low to medium risk activities:

  • Collision with natural or man-made objects or other persons; hard surfaces; flying objects; physical agility including rapid movements and quick turns and stops;
  • Physical exertion;
  • Exposure to weather conditions;
  • Exposure to vegetation, insects and wildlife;
  • Site conditions, e.g., heights, water, equipment and materials;
  • Modes of transportation;
  • Failure to remain within designated areas and supervised activities.

The following includes but is not limited to the types of injuries that may result from participation in low to medium risk activities:

Bruises, cuts, scrapes, sprains, strains, broken bones, dental injuries, concussions, back and spinal injuries, sun burn, insect bites/stings, serious injury.

An effective Informed Consent should:

  • Be written in plain, understandable language.
  • List any likely injuries that might be associated with the activity.
  • Provide the participant and parent/guardian:
    • knowledge, understanding and appreciation of the inherent risks of the activity;
    • acknowledge they have read and understood the document.
    • The parent/guardian gives permission for the student to participate in the activity.
    • The signed and dated informed consent should be retained by the school per the board’s document retention policy.

School boards should also recognize that English or French are not always spoken in all households. Parents/guardians in these households may need special notification that these documents are very important and may require them to get an explanation in their own language.  The OSBIE/OSRA Ski Package contains a multi-lingual notice (page 12, Appendix 1A) which can be used to accomplish this.

We hope you can incorporate some of these ideas in your school board’s forms. If you have any questions about the forms you are using and would like our comments, please contact OSBIE’s Risk Management department at rm@osbie.on.ca.

Julie Welsh, Risk Manager

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Toutes les activités comportent un risque inhérent de blessure. Une partie très importante de la planification efficace exige que les parents soient informés des risques associés à l’activité proposée et qu’ils autorisent leur enfant à participer. Pour ce faire, utilisez le formulaire d’autorisation/consentement éclairé de votre conseil scolaire.

L’objectif d’un consentement éclairé ne consiste pas à abandonner les droits de poursuite ou de transfert/exonération de la responsabilité d’une partie responsable (comme c’est l’objectif principal de la renonciation), mais plutôt de démontrer que le conseil scolaire a agi comme une « personne raisonnable et prudente » en informant le participant et ses parents que des risques sont rattachés à des activités particulières et que la participation à ces activités pourrait entraîner des blessures.

La section « Éléments de risque » est particulièrement importante. Elle vise à sensibiliser les participants et les parents aux risques associés à une activité. Plus l’information est précise et complète, mieux c’est.

Voici un échantillon de risques inhérents courants qui peuvent être examinés et adaptés pour une vaste gamme d’activités à risque faible ou moyen :

  • Des collisions avec des objets naturels ou artificiels, ou des personnes; des surfaces dures; des objets volants; l’agilité physique, y compris des mouvements et des virages et arrêts rapides;
  • L’effort physique;
  • L’exposition aux intempéries;
  • L’exposition à la végétation, aux insectes et aux animaux sauvages;
  • L’état d’un site (p. ex., les hauteurs, l’eau, le matériel et les matériaux);
  • Les modes de transport;
  • Le défaut de demeurer dans les zones désignées et à l’intérieur des limites des activités supervisées.

Suit un aperçu des types de blessures qui peuvent découler de la participation à des activités à risque faible ou moyen :

Des ecchymoses, des coupures, des égratignures, des entorses, des foulures, des fractures, des blessures dentaires, des commotions cérébrales, des blessures au dos et à la colonne vertébrale, des coups de soleil, des morsures et piqûres d’insectes.

Pour être efficace, un consentement éclairé doit :

  • Être rédigé en langage simple et compréhensible;
  • Énoncer la liste des blessures probables qui pourraient être associées à l’activité;
  • Faire en sorte que le participant et le parent/tuteur :
    • Connaisse, comprenne et apprécie les risques que comporte l’activité;
    • Atteste avoir lu et compris le document;
    • Veiller à ce que le parent/tuteur autorise l’élève à participer à l’activité.

Le formulaire de consentement éclairé dûment signé et daté doit être conservé par l’école, conformément à la politique du conseil scolaire en matière de conservation des documents.

Les conseils scolaires doivent également reconnaître que l’anglais et le français ne sont pas toujours parlés à la maison. Les parents/tuteurs visés peuvent avoir besoin d’un avis spécial indiquant que ces documents sont très importants et ils peuvent exiger des explications dans leur propre langue. La trousse de ski de l’OSBIE et de l’OSRA contient un avis multilingue (page 12, annexe 1a) qui peut être utilisé à cette fin.

Nous espérons que vous pourrez intégrer certaines de ces idées dans les formulaires de votre conseil scolaire. Si vous avez des questions au sujet des formulaires que vous utilisez et souhaitez obtenir nos commentaires, veuillez communiquer avec le service de gestion des risques de l’OSBIE à l’adresse rm@osbie.on.ca.

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