Planning a Safe Year End Celebration / Des célébrations de fin d’année en toute sécurité

By April 2, 2019 General

With the end of the school year less than 3 months away we are seeing a flurry of activity from our members in planning their end of year activities.

Approval of school activities should always take into consideration the educational value, the intended design of building/facilities, the injury risk factors associated with the activity and the resources available to manage these risks.

Understanding no activity is 100% risk free, if permitted, you now need to assess the associated risks of the activity.  Here are some good questions to help staff and event organizers conduct a risk assessment:

Assessing the Risk:

  • Assess the Risks versus Benefits of the activity
  • What type of injuries may occur? (minor vs. serious)
  • Is the activity appropriate for the age, ability and experience level?
  • Can it be modified to reduce risk?
  • Can it be properly supervised?
  • Does the board allow this activity?

Once you have completed your risk assessment you need to determine how to treat the risks previously identified.  There are 4 standard risk management strategies to consider:

Avoid –  If you are not able to manage the risks associated with the activity or it is determined that it is not appropriate for the group of participants.  Remember safety of our students is the goal and this is why the school board may have a policy in place not to allow certain activities.

Reduce and/or Transfer – these are the 2 most common strategies to address foreseeable risks.  Below are a few examples of each strategy:

Reduce your risks:

  • Use well-trained volunteers who know their duties and are familiar with school rules.
  • Ensure premises is properly maintained – parking lots, sidewalks, stairs, outdoor equipment and lighting, playing fields;
  • Provide First Aid stations for large events.

Transfer risks:

  • Use reputable vendors;
  • Sub contract food sales/service to third party vendors.  Any food vendors, should be able to provide/post any relevant food safety requirements or health inspections.
  • Request confirmation of commercial general liability insurance (minimum of $2-$5 M) from all vendors.

Accept – this strategy should only be used if the school board is able to demonstrate they can effectively manage the risks and have the adequate qualified resources to proceed.

General Risk Management Tips:

Confirm insurance coverage for vendors and/or facilities being visited.

Ask vendors to demonstrate how they meet the minimum standards as outlined in the Ophea Guidelines (www.safety.ophea.net).

Discuss waivers vs. informed consents with venue operators in advance of the trip (See Oracle Article here:  http://osbie.on.ca/risk-management/manual/InformedConsensts.aspx)

Schools must be aware that the Technical Standards and Safety Authority (TSSA) certification, inspection certificates and stamps are in place for applicable amusement devices and inflatables.

Remember, insurance does not prevent losses.

Adequate, consistent and systematic planning will reduce the chances of an injury occurring during our year-end celebrations.

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L’année scolaire prendra fin dans moins de trois mois et déjà nos membres planifient une foule d’activités pour souligner l’évènement.

Avant d’autoriser une activité scolaire, il faut toujours tenir compte de sa valeur éducative, de la configuration du bâtiment/des installations, des facteurs de risque de blessures associés à l’activité et des ressources disponibles pour gérer les risques.

Sachant qu’aucune activité ne comporte pas de risque, vous devez évaluer les risques associés aux activités autorisées. Voici quelques points à retenir pour aider le personnel et les organisateurs d’activités ou de sorties à en évaluer les risques :

Évaluation des risques :

  • Évaluer les risques et les avantages de l’activité
  • Quels types de blessures peuvent survenir? (mineures et graves)
  • L’activité convient‑elle à l’âge, à la capacité et à l’expérience des participants?
  • L’activité peut‑elle être modifiée pour réduire les risques?
  • L’activité peut‑elle être correctement surveillée?
  • Le conseil autorise‑t‑il cette activité?

Lorsque vous avez terminé votre évaluation des risques, vous devez déterminer la façon de les traiter. Vous devez tenir compte de quatre stratégies de gestion des risques standard :

Éviter – lorsque vous n’êtes pas en mesure de gérer les risques associés à l’activité ou que vous déterminez que l’activité ne convient pas au groupe de participants. Rappelez‑vous que la sécurité des élèves constitue notre objectif et c’est pourquoi le conseil scolaire a mis en place une politique qui ne permet pas certaines activités.

Réduire et/ou transférer – il s’agit des deux stratégies les plus courantes qui s’appliquent aux risques prévisibles. Voici quelques exemples de chacune de ces stratégies :

Réduire les risques :

  • Faites appel à des bénévoles bien formés qui connaissent leurs tâches et les règles de l’école.
  • Veillez à ce que les lieux soient bien entretenus – aires de stationnement, trottoirs, escaliers, équipement et éclairage extérieurs, terrains de jeux.
  • Prévoyez des postes de premiers soins pour les activités d’envergure.

Transférer les risques :

  • Ayez recours à des fournisseurs fiables.
  • Confiez la responsabilité des services de restauration à un tiers. Les restaurateurs retenus doivent répondre aux exigences en matière de salubrité des aliments et d’inspections de santé.
  • Demandez à tous vos fournisseurs une confirmation d’assurance commerciale de responsabilité civile (d’au moins 2 à 5 M$).

Accepter – n’appliquer cette stratégie que si le conseil scolaire est en mesure de démontrer qu’il peut gérer efficacement les risques et qu’il dispose des ressources qualifiées suffisantes pour mener l’activité.

Conseils généraux pour la gestion des risques :

Confirmez que les fournisseurs et/ou les établissements que vous prévoyez visiter sont protégés par une police d’assurance.

Demandez aux fournisseurs de démontrer en quoi ils répondent aux normes minimales énoncées dans les lignes directrices d’Ophea (www.safety.ophea.net).

Discutez des renonciations et des consentements éclairés avec les exploitants avant la sortie (Lire l’article dans Oracle : https://osbie.on.ca/Francais/risk-management/manual/InformedConsensts.aspx))

L’école doit s’assurer que l’exploitant est au courant des accréditations de la Technical Standards & Safety Authority (TSSA), des certificats d’inspection et des autorisations nécessaires pour les attractions et les structures gonflables.

Rappelez‑vous, l’assurance n’empêche pas un sinistre.

Une planification adéquate, uniforme et systématique réduira les risques de blessures pendant les célébrations de fin d’année.

 

 

 

 

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