Planning for International School Trips / Planifier des voyages scolaires à l’étranger

By April 18, 2017 General

***Version française en bas de la page***

Each year schools across Ontario organize trips to international destinations – often planning for these trips occurs at the beginning of the school year in September for a trip that will occur months later. As we all know, world events – both natural and man-made – are constantly changing, and from time to time, the risks of travelling to destinations that are safe in today’s context, can become unacceptable almost overnight. Organizing international trips is a complex process, and given the volatility of natural and man-made events in many regions around the world, there is always a chance that a trip will have to be cancelled if unexpected events occur in those destination countries, or when other threats may impact the safety of the group while in transit.

After months of planning, the costs of pre-paid travel expenses and general anticipation of the trip itself, one of the concerns we are seeing more frequently relates to the pressure placed on school administrators to allow the trip to proceed even when developing information shows the risks to student safety have dramatically increased. These risks can result from natural disasters, political instability, kidnapping risks or terrorist threats, to name a few.

Some key risk management tips related to planning school approved and organized international trips include, but are not limited to, the following:

  1. The first step in planning a school trip is establishing a systematic and consistent process to identify and manage foreseeable risks. Consideration should be given to the risks associated with several components of any school trip including transportation, accommodation, activities, supervision requirements and emergency response procedures. Board policy should include a list of ineligible activities. Any unusual or exotic activities should be submitted to the board for approval. Always follow your board’s policy and procedures for school excursions.
  2. Ensure that the trip destination and itinerary is appropriate to the age, physical and mental abilities of the student group and is within the organizer’s ability to supervise it. Remember – exotic or remote/adventure destinations may be appealing to the participants, but can expose the group to unfamiliar – and unexpected – risks. Are the trip leaders familiar with the destination location?
  3. Check with appropriate Canadian government agencies, such as the Department of Foreign Affairs, for travel information on your planned destination – since political unrest and natural disasters can occur with little warning or circumstances can change quickly, check Government of Canada travel advisories on an ongoing basis leading up to the trip.

For information and advice on situations that may affect the safety and well-being of Canadian travelers:

https://travel.gc.ca/travelling/advisories

For information on travel health and safety notices visit the Public Health Agency of Canada:

http://www.phac-aspc.gc.ca/tmp-pmv/index-eng.php

The International Association of Medical Assistance to Traveler’s (IAMANT) provides comprehensive information on health risks for all countries:

https://www.iamat.org

The Centre for Intercultural Learning (CIL) offers a variety of tools and resources to assist with understanding the culture of and adapting to your destination.

http://www.international.gc.ca/cil-cai/index.aspx?lang=eng

  1. Organize regular meetings with parents, students and any volunteer supervisors who will be part of the trip. This will ensure that all involved are familiar with all aspects of the trip being planned, changes to the itinerary, and the release of travel advisories or other issues that may occur as the departure date approaches.
  2. OSBIE recommends that school boards always advise trip participants (and their parents) that the board reserves the right to cancel the trip at any time for safety concerns. Should such a step be necessary, it is recommended that the school board make it clear at the outset that they are not responsible for the costs of lost deposits or payments for the trip, accommodations, air fares or costs of any related excursions.
  3. Travel insurance provides an extra measure of protection and can improve personal safety during travel and reduce the risk of paying out of pocket for common travel risks, including medical emergencies, trip cancellation and interruption, emergency evacuation, weather travel delays, lost or stolen baggage and 24/7 travel assistance. At a minimum ensure proper out-of-country medical insurance is carried by all members of the group.

Mark Cunliffe, Risk Analyst

Chaque année, des écoles de l’Ontario organisent des voyages scolaires à l’étranger, planifiant souvent en septembre des voyages qui auront lieu plusieurs mois plus tard. Comme vous le savez, les événements à l’échelle de la planète, qu’ils soient d’origine naturelle ou humaine, sont en constante évolution. Il peut devenir dangereux, pratiquement d’un jour à l’autre, de voyager dans certains pays qui étaient jusqu’alors considérés comme sécuritaires. Organiser un voyage à l’étranger est un processus complexe. Compte tenu de la volatilité des événements mondiaux, il est toujours possible qu’un voyage doive être annulé si des circonstances inattendues surviennent dans les pays de destination ou lorsque d’autres menaces mettent la sécurité du groupe en danger lors du voyage.

En plus des mois de planification requis, du paiement préalable des frais de voyage et de l’anticipation générale que génère le voyage lui-même, nous observons de plus en plus qu’une pression est exercée sur les administrateurs de l’école pour autoriser le voyage même si diverses sources d’information indiquent que les risques associés au voyage ont dramatiquement augmenté, que ce soit en raison de désastres naturels, de l’instabilité politique, de menaces terroristes ou du risque d’enlèvement.

Voici quelques conseils en gestion des risques que nous vous invitons à prendre en considération lors de la planification et de l’autorisation de voyages scolaires ailleurs dans le monde :

  1. La première étape de la planification d’un voyage scolaire consiste à établir un processus systématique et uniforme pour cerner et gérer les risques prévisibles. Vous devez tenir compte des risques liés aux différentes composantes de l’organisation d’un voyage scolaire, comme le transport, l’hébergement, les activités, les exigences en matière de surveillance et les procédures d’intervention en cas d’urgence. Les politiques du conseil scolaire devraient comprendre une liste des activités inadmissibles. Les activités inhabituelles ou exotiques doivent d’abord être approuvées par le conseil scolaire. Suivez toujours les politiques et les procédures mises en place par votre conseil scolaire relativement aux sorties scolaires.
  2. Veillez à ce que le pays de destination et l’itinéraire soient adaptés à l’âge et aux capacités physiques et mentales du groupe d’élèves, et à ce que l’organisateur soit en mesure de superviser le tout. Souvenez-vous que les destinations éloignées et exotiques sont attirantes pour les participants, mais qu’elles peuvent aussi exposer le groupe à des risques inconnus et inattendus. Les responsables du voyage sont-ils familiarisés avec le pays de destination?
  3. Vérifiez si de l’information concernant votre pays de destination est disponible auprès d’organismes et de ministères gouvernementaux canadiens, tels que le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement. Puisque l’agitation politique et les désastres naturels peuvent survenir subitement et les circonstances, changer très rapidement, vérifiez régulièrement les avis d’information du gouvernement du Canada destinés aux voyageurs jusqu’au moment du voyage.

Pour obtenir des renseignements et des conseils sur les situations pouvant avoir des répercussions sur la sécurité et le bien-être des voyageurs canadiens :

https://voyage.gc.ca/voyager/avertissements.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la santé des voyageurs et consulter les avis de sécurité, visitez le site de l’Agence de la santé publique du Canada :

http://www.phac-aspc.gc.ca/tmp-pmv/index-fra.php.

L’International Association of Medical Assistance to Traveler’s (IAMANT) fournit des renseignements détaillés sur les risques de santé dans tous les pays :

https://www.iamat.org.

Le Centre d’apprentissage interculturel (CAI) propose toute une gamme d’outils et de ressources pour vous aider à comprendre la culture de votre pays de destination et à vous y adapter :

http://www.international.gc.ca/cil-cai/index.aspx?lang=fra.

  1. Organisez régulièrement des réunions avec les parents, les étudiants et les superviseurs bénévoles qui participeront au voyage. Ainsi, ils seront tous familiarisés avec les différents aspects du voyage en préparation, les changements à l’itinéraire, la diffusion des avis aux voyageurs et d’autres sujets pouvant être soulevés à l’approche de la date de départ.
  2. L’OSBIE recommande aux conseils scolaires d’informer les participants du voyage (et leurs parents) qu’ils se réservent le droit d’annuler le voyage en tout temps pour des raisons de sécurité. Si l’annulation du voyage devient nécessaire, les conseils scolaires devraient préciser clairement qu’ils ne sont pas responsables des frais payés d’avance non remboursés qui sont reliés au voyage, à l’hébergement et aux billets, ou de tout autre frais d’excursion.
  3. L’acquisition d’une assurance voyage constitue une mesure de protection supplémentaire et peut contribuer à améliorer la sécurité des participants pendant le voyage et à réduire le risque de devoir payer de votre poche certains des frais courants avec lesquels doivent composer les voyageurs (p. ex., urgences médicales, annulation ou interruption du voyage, évacuation d’urgence, retards attribuables aux conditions météorologiques, perte ou vol de bagages et assistance voyage 24/7). À tout le moins, veillez à ce que tous les membres du groupe soient couverts par une assurance soins médicaux d’urgence hors du pays.

Mark Cunliffe, Analyste des risques 

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