PPM 163 Service Animals / NPP 163 les animaux d’assistance

The new Ministry of Education Policy/Program Memorandum No. 163 (PPM 163) requires all Ontario school boards to implement service animal policies by January 1, 2020. PPM 163 also outlines what the service animal policies must contain.

PPM 163 does outline that the policy should include information about the factors the school board will consider when making a case-by-case determination.  One factor we wanted to highlight was the considerations regarding the training or certification of the service animal.

According to the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act website:

Identification

There are two ways that service providers can tell whether a customer’s animal is a service animal:

  1. It is visibly apparent that the customer requires the animal for reasons relating to disability; or
  2. The customer provides an identification card, or a letter from a healthcare practitioner, confirming that the customer requires the animal for reasons relating to a disability

Source: https://aoda.ca/service-animal-laws-for-ontario-workplaces/

Your school board may make additional documentation requests as part of your formal school board policy so, it’s important to understand and review any policy updates pertaining to PPM 163. Examples include copies of the certificate of training for the animal from the National Service Dogs Training Centre/Specific Skills Dogs/Guide Dogs of Canada, or other approved training facility for other animals, as part of the request for consideration.

If a school is denying a request to have any service animal on the school premises, they should consider consulting with a school board representative to ensure the policy has been properly applied.  Failure to provide accommodation under this PPM could result in Human Right Tribunal complaints.

For those school boards that have purchased OSBIE’s Legal Expense Insurance, this policy will respond to pay for school boards’ defence costs of legal proceedings commenced at the Human Rights Tribunal of Ontario.

The Insurance Question

Although insurance is not formally addressed in PPM 163, unless the animal owners are carrying insurance, the school board may also be held responsible if any incident leads to an animal injuring a student.  From a risk management perspective, you normally would not want to accept responsibility for someone else’s actions/inactions that are beyond your control.

You may wish to ask the owner to confirm they have liability insurance in place for this activity at the school in the event the animal injures someone.  This coverage could be provided through a homeowner’s/tenant’s policy. Limits of $1-2 million would be reasonable.

This is OSBIE’s recommended best practice however; this requirement might need to be renounced based on equity if it causes financial hardship for a family. Insurance should not pose a barrier to the provision of this accommodation.

Service animals are generally very expensive so we would also recommend confirmation that the owner has coverage in the unfortunate situation that the animal was to get stolen or injured at no fault of the school board.

If the animal is regularly accompanied by employees/volunteers of the parents, then you would also want to make sure they are insured for liability and WSIB.

OSBIE’s Coverage

If the school board approves this as an activity, staff would be protected by the liability policy for injuries arising from negligent acts of school board employees.

*****

La nouvelle note de service no 163 sur les politiques et les programmes du ministère de l’Éducation (NPP 163) exige que tous les conseils scolaires de l’Ontario mettent en œuvre des politiques sur les animaux d’assistance d’ici le 1er janvier 2020. La NPP 163 décrit également ce que doivent contenir ces politiques.

La NPP 163 précise que la politique doit comprendre des renseignements sur les facteurs que le conseil scolaire prendra en considération au moment de rendre une décision au cas par cas.  Parmi les facteurs que nous voulons souligner, mentionnons les considérations relatives à l’entraînement ou à la certification de l’animal d’assistance.

Aux termes de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario :

Identification

Les fournisseurs de services peuvent déterminer de deux façons si l’animal d’un client est un animal d’assistance :

  1. il est évident que le client a besoin de l’animal en raison de son handicap;
  2. le client fournit une carte d’identité ou une lettre d’un professionnel de la santé confirmant qu’il a besoin de l’animal en raison d’un handicap.

Source : https://aoda.ca/service-animal-laws-for-ontario-workplaces/

Votre conseil scolaire peut demander des documents supplémentaires à la famille dans le cadre de votre politique. À titre d’exemple, citons des copies du certificat d’entraînement de l’animal, délivré par le Centre national d’entraînement des chiens de service/chiens‑guides/chiens‑guides spécialisés du Canada, ou d’autres établissements d’entraînement approuvés pour d’autres animaux, dans le cadre de la demande d’examen.

Si une école rejette une demande de présence d’un animal d’assistance sur place, elle doit envisager de consulter un représentant du conseil scolaire pour s’assurer que la politique a été correctement appliquée.  Le défaut de prendre des mesures d’accommodement en vertu de cette NPP pourrait entraîner le dépôt de plaintes auprès du Tribunal des droits de la personne.

Dans le cas des conseils scolaires qui ont souscrit l’assurance frais juridiques de l’OSBIE, la police couvrira les frais de défense des conseils scolaires engagés dans le cadre de poursuites judiciaires intentées devant le Tribunal des droits de la personne de l’Ontario.

La question de l’assurance

Bien que la NPP 163 ne traite pas officiellement de l’assurance, à moins que les propriétaires d’animaux ne souscrivent une assurance, le conseil scolaire peut également être tenu responsable si un animal blesse un élève.  Du point de vue de la gestion des risques, vous ne voudriez pas normalement accepter la responsabilité des actions ou des omissions d’autrui qui échappent à votre contrôle.

Vous voudrez bien demander au propriétaire de confirmer qu’il a souscrit une assurance responsabilité civile pour cette activité à l’école au cas où l’animal blesserait quelqu’un.  Cette protection pourrait être offerte par la police d’assurance propriétaire/locataire. Des limites d’un à deux millions de dollars seraient raisonnables.

Ceci est cependant la meilleure pratique recommandée par OSBIE; il peut être nécessaire de déroger à cette exigence sur la base de l’équité si cela cause des difficultés financières à une famille. L’assurance ne devrait pas constituer un obstacle en raison d’accommodements raisonnables.

Comme les animaux d’assistance coûtent généralement très cher, nous recommandons également de confirmer que le propriétaire est assuré dans le cas où, malencontreusement, l’animal serait volé ou blessé, de sorte que le conseil scolaire n’en soit pas tenu responsable.

Si l’animal est régulièrement accompagné d’employés ou de bénévoles des parents, vous devez également veiller à ce qu’ils soient assurés aux termes d’une police d’assurance responsabilité et par la CSPAAT.

Protections de l’OSBIE :

Si le conseil scolaire approuve cette activité, le personnel serait protégé par la police d’assurance responsabilité civile en cas de blessures découlant d’actes de négligence commis par les employés du conseil scolaire.

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