Quick tips for disaster recovery planning and property loss reporting / Conseils rapides pour la planification de la reprise après une catastrophe et déclaration des sinistres

By November 15, 2016 General

***Version française en bas de la page***

I recently read an article in Crawford’s Fall 2016 ProClaim publication about the forest fires in Fort McMurray Alberta that occurred in May of this year, which included a section about the schools that were affected by the disaster.

Challenges for adjusters in assessing the damages included access to the remote location, the fact that the fires were still going for weeks, and an evacuated population. 41 schools were affected by the forest fires, which included the public, Catholic and Francophone school boards.

Two technical teams, made up of an insurance adjuster, a project manager, a quantum surveyor and an industrial hygienist, were assembled to “triage” the schools to determine those with more severe damage. Much of the damage was contamination by smoke, which greatly affected the HVAC systems.

All but three of the schools were ready for reopening in September, a feat which is accredited to the organization of technical teams as well as collaboration with the local school boards. Click/tap here to read the entire article.

Here are some tips to consider as part of the board’s disaster recovery planning:

  • Save the disaster recovery plan electronically in two locations and keep it updated.
  • Integrate newly installed systems into your backup strategy immediately.
  • Split up your data centre into two locations.
  • Practice your disaster recovery procedure regularly and with different staff.
  • Back up paper documents electronically.
  • Store building drawings, specifications and building construction data electronically.
  • Store confidential, important documents in a fire proof safe or vault, and keep in mind that fire safe does not mean water proof! Locate the safe away from sprinkler heads and off the floor.

Coordinating with your property adjuster

OSBIE encourages our members to create a good working relationship with their assigned Property Adjuster. All property losses can be reported directly to the Property Adjuster regardless of the time of day.

We recommend that an Emergency Contact Sheet is completed with the Property Adjuster (click/tap here for a sample). This ensures that contractors that are called for emergency purposes are pre-agreed upon.

Once a loss is reported, the adjuster will visit the site and determine what next steps are necessary, such as:

  • Emergency clean-up
  • Prepare a scope of damage
  • Call for competitive bids for repairs
  • The need for repair vs. replacement

For any property loss or claims related questions, please contact the claims department at 1-800-668-6724 or claims@osbie.on.ca.

 

 

 

 

 

Allison Palis, Loss Control Coordinator

allisonp@osbie.on.ca

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J’ai récemment lu un article dans le numéro d’automne 2016 de la publication ProClaim de la société Crawford au sujet des incendies de forêt à Fort McMurray, en Alberta, au mois de mai; cet article renfermait une section sur les écoles touchées par cette catastrophe.

Pour les experts en sinistre, les défis au chapitre de l’évaluation des dommages comprenaient l’accès aux secteurs éloignés, l’incendie ayant duré plusieurs semaines, et l’évacuation de la population. Au total, 41 écoles membres de conseils scolaires publics, catholiques et francophones ont été affectées par ces incendies.

Deux équipes techniques constituées d’un expert en sinistre, d’un gestionnaire de projet, d’un économiste en construction et d’un hygiéniste industriel, ont été mises sur pied pour effectuer le « tri » des écoles et désigner celles qui avaient subi les dommages les plus graves. La majeure partie des dommages relevait de la contamination par la fumée, qui a lourdement endommagé les systèmes de CVC.

Toutes les écoles, sauf trois, étaient prêtes à reprendre leurs activités en septembre, un exploit attribuable à l’organisation des équipes techniques, de même qu’à la collaboration avec les conseils scolaires locaux. Cliquez/tapez ici pour consulter la version intégrale de cet article (disponible en anglais seulement).

Voici quelques conseils utiles qui vous aideront à planifier la reprise des activités après un sinistre :

  • Conservez une version électronique du plan de reprise à deux endroits différents et veillez à sa mise à jour.
  • Intégrez immédiatement les systèmes récemment installés à votre stratégie de sauvegarde.
  • Hébergez votre centre de traitement des données à deux endroits différents.
  • Mettez fréquemment en pratique votre procédure de reprise après sinistre, en y faisant participer des membres différents du personnel.
  • Conservez une copie électronique de tous vos documents imprimés.
  • Conservez des copies électroniques des plans et devis et données de construction des bâtiments.
  • Conservez les documents confidentiels et importants dans un coffre‑fort ou une chambre forte pour les protéger contre les incendies, et rappelez‑vous que « protection contre l’incendie » ne signifie pas « protection contre les dégâts d’eau »! Éloignez le coffre‑fort des têtes de gicleurs et du plancher.

Coordination avec votre expert en sinistre

OSBIE encourage ses membres à établir de bonnes relations de travail avec l’expert en sinistre. Tous les sinistres peuvent être déclarés directement à cette personne à toute heure du jour.

Nous vous recommandons de remplir une liste de contact en cas d’urgence de concert avec votre expert en sinistre (pour en obtenir un échantillon, cliquez/tapez ici). Une fois remplie, cette liste vous donne accès à des services d’urgence offerts par des ressources disponibles et agréées.

Lorsqu’un sinistre est déclaré, l’expert en sinistre se rend sur place pour détermine les étapes nécessaires, notamment :

  • Nettoyage d’urgence
  • Mesure de l’étendue des dégâts
  • Appel d’offres pour les réparations
  • Détermination du besoin de réparation ou de remplacement

Veuillez soumettre vos questions concernant un sinistre au Service des sinistres, au 1-800-668-6724 ou à claims@osbie.on.ca.

Allison Palis, Coordinatrice du contrôle des pertes

allisonp@osbie.on.ca

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