Risk Transfer – A Strategy to help protect your school board

By December 5, 2017 General

***Version française au bas de la page***

Risk transfer is an effective risk management strategy that school boards can use to protect them from potential claims and lessen the potential financial exposure associated with letting others use school facilities or when third parties are performing work under contract for the school board.

Risk transfer is a strategy that involves shifting risk from one party to another.

When our members contact us to discuss these type of agreements, OSBIE’s position is to ensure the party who is responsible for an activity or function accepts responsibility for any legal liability arising from it.  Some common examples of risk transfer agreements where school boards are involved in include:

  • Third Party Contractors performing services for the board (e.g. electrical, construction, snow plowing, etc.);
  • Community Use insurance program for permit holders using the school board’s premises;
  • Use of Party Alcohol Liability insurance for events involving alcohol service on school premises (if your school board policy permits this).

Risk transfer can be accomplished by way of insurance and it can also be transferred through contracts or agreements using hold-harmless and indemnification agreements.  The legal document would require the party who is performing the service, or who wishes to use your premises, to hold harmless and indemnify the school board for losses arising from the community activity or the contractor’s work.  The most common way to satisfy this clause is to have your school board named as an additional insured under the other party’s insurance policy.

Does this work?

In a word, “YES”!

When done effectively, risk transfer allocates risk equitably, placing responsibility for risk on designated parties consistent with their ability to control and insure against that risk. Liability should ideally rest with whichever party that has the most control over the sources of potential liability.

We had a case where a school board had negotiated good contract wording with a contractor which stated that if any adjacent properties to the school property were damaged during construction, that the contractor and/or their sub-trades were responsible for making good of such damage at their expense.

The contract further stated that the contractor agreed to indemnify the school board should any claims be advanced by third parties regarding the construction.  When damage arose, OSBIE was able to defer the responsibility assumed under the contract to the responsible parties, saving a claim against the school board.

Watch for situations where risk can reasonably be transferred to a responsible outside party who is performing work on your behalf or who is requesting the use of your premises.

Risk Transfer – it works!!

Tammy Hicks, Director, Risk Management and Member Services

 

 

 

 

****

Le transfert des risques : une stratégie pour protéger votre conseil scolaire

Le transfert des risques est une stratégie efficace de gestion des risques que les conseils scolaires peuvent utiliser pour se protéger contre les réclamations éventuelles et réduire leur exposition aux risques financiers associés à l’utilisation par autrui des installations scolaires ou à l’exécution de travaux par des tiers contractuels.

Cette stratégie consiste à transférer les risques d’une partie à l’autre.

Lorsque nos membres communiquent avec nous pour discuter de ce type d’entente, la position de l’OSBIE consiste à s’assurer que la partie responsable d’une activité ou d’une fonction assume la responsabilité légale qui en découle. Voici quelques exemples courants d’ententes de transfert des risques dont sont parties les conseils scolaires :

  • Entente conclue avec un entrepreneur tiers qui fournit des services au conseil scolaire (p. ex., électricité, construction, déneigement, etc.);
  • Programme d’assurance pour l’utilisation de l’école à des fins communautaires par un titulaire de permis;
  • Assurance boissons alcoolisées pour un événement à l’occasion duquel des boissons alcoolisées sont servies dans les locaux de l’école (si la politique du conseil scolaire le permet).

Le transfert des risques peut se faire au moyen d’un contrat d’assurance, ou d’un contrat ou d’une entente prévoyant des clauses d’indemnisation et de non-responsabilité. Le document juridique doit prévoir que la partie qui fournit le service ou qui souhaite utiliser les locaux s’engage à indemniser le conseil scolaire des pertes découlant de l’activité communautaire ou des travaux de l’entrepreneur. La façon la plus courante de satisfaire à cette clause consiste à faire ajouter le conseil scolaire à titre d’assuré additionnel à la police d’assurance de l’autre partie.

Est-ce que cela fonctionne?

En un mot, « OUI »!

Lorsqu’il est effectué de façon efficace, le transfert des risques permet de répartir équitablement le risque et de faire en sorte que les risques soient assumés par les parties désignées en fonction de leur capacité de les contrôler et de les assurer. Idéalement, la responsabilité incombe à la partie qui exerce le plus de contrôle sur les sources potentielles de risque.

Nous avons eu un cas où un conseil scolaire avait négocié un bon contrat avec un entrepreneur. Le contrat prévoyait que si une propriété adjacente au terrain de l’école était endommagée pendant les travaux de construction, l’entrepreneur ou ses sous-traitants seraient tenus de réparer les dommages à leurs frais.

Le contrat prévoyait aussi que l’entrepreneur acceptait d’indemniser le conseil scolaire si une tierce partie soumettait une réclamation pour des dommages causés par les travaux. Lorsque des dommages sont survenus, l’OSBIE a été en mesure de reporter la responsabilité assumée en vertu du contrat sur les parties responsables, ce qui a permis d’éviter une réclamation contre le conseil scolaire.

Soyez à l’affût des situations où le risque peut raisonnablement être transféré à une tierce partie responsable qui exécute des travaux pour votre compte ou qui demande d’utiliser vos locaux.

Le transfert des risques – ça fonctionne!!

This content is restricted to site members. If you are an existing user, please log in. New users may register below.

Existing Users Log In
   
New User Registration
*Required field