School use by outside agencies during COVID-19 / Utilisation de l’école par des agences externes pendant COVID-19

***Version française au bas de la page***

Schools have always been regarded as short-term evacuation centers.  With the schools currently being shut down indefinitely in conjunction with community needs to deal with COVID-19, we believe there is a chance that our members may be approached to help support their communities.

We would expect most, if not all, school boards have entered into Emergency Evacuation Agreements should an unexpected situation occur.   If your school board is approached by an outside agency during COVID-19 we would recommend you use this agreement as a template for these arrangements.

We have already been made aware that local governments or health agencies have started to reach out to discuss using schools to assist with various community requirements from overcrowding of homeless shelters to being set up for the purpose of conducting assessments, testing and treatment of COVID-19 patients.

Should your school board be approached, some considerations are as follows:

  • We would still recommend that a formal agreement be in place so there is a clear understanding of the arrangements. The facility user should provide the school board a certificate of insurance adding the school board as an additional insured.  We generally ask for a certificate showing between $2M and $5M.  This will provide the school board with some protection over the use of your facilities and ensure you are protected for any damage or legal liabilities arising from the use of the school board premises caused by the third party’s negligence.
  • How will the facility user maintain a social distancing protocol? Depending on the organization and use they may have different rules they need to comply with and if so, these should be shared.
  • Length of time arrangement is required; with daily changes this will most likely change as well.
  • What areas of the premises need to be accessed? Does the area have direct access which can be controlled? Can access be restricted to the remainder of the school?  Key management – who will control the key to the facility?
  • Will the facility user be responsible for operating and maintaining the facility including set up, cleaning, disinfecting, security and upon termination of the operation the restoration of the facility to its original state?
  • Include a condition that the facility user shall assume responsibility for staff, visitors, patients/participants or any property damage that occurs during the term of the agreement.
  • As the owner of the premises the school board still has an occupier’s liability exposure. Snow removal, exterior lighting etc. should be discussed.
  • Is the use of the facility permitted by local by-laws? During COVID-19 there may be more flexibility, however, with businesses facing potential fines for not following social distancing, the school board needs to protect itself.
  • Include appropriate Indemnification wording; one sample is as follows: The facility user should indemnify and save harmless the school board from all claims, causes of action, costs and expenses whatsoever arising out of or with respect to the occupation of the school board owned facility by the user group and any and all liability, claims, demands, actions and causes of action of any nature whatsoever, and any expenses and/or costs in respect thereof of whatever nature arising from or in respect of injury to or death of persons or loss or damage to property of any person occurring on or about the School or in any manner connected to the user groups use and occupation of the School.

We hope this provides you guidance, and as always OSBIE is here should you have any questions or need any additional support.

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Les écoles ont toujours été considérées comme des centres d’évacuation à court terme. Comme elles sont actuellement fermées indéfiniment et que la collectivité doit composer avec la COVID‑19, nous croyons qu’il est possible que nos membres soient sollicités pour soutenir leurs collectivités.

Nous nous attendons à ce que la plupart des conseils scolaires, sinon tous, aient conclu des ententes d’évacuation d’urgence en cas de situation imprévue.   Si un organisme externe communique avec votre conseil scolaire au cours de l’épidémie de COVID‑19, nous vous recommandons d’utiliser une telle entente comme modèle.

Nous avons déjà appris que des administrations locales ou des organismes de santé ont commencé faire des appels afin de discuter de l’utilisation des écoles pour répondre aux divers besoins de la collectivité, par exemple le surpeuplement des refuges pour sans‑abri ou la reconfiguration des écoles dans le but d’évaluer, de tester et de traiter les personnes touchées par la COVID‑19.

Si l’on s’adresse à votre conseil scolaire, voici quelques points à prendre en compte :

  • Nous recommandons qu’une entente officielle soit conclue afin que les conditions soient bien comprises. L’utilisateur de l’établissement doit fournir au conseil scolaire un certificat d’assurance qui ajoute le conseil scolaire comme assuré additionnel.  De façon générale, nous demandons un certificat prévoyant une protection de 2 M$ à 5 M$.  Ainsi, le conseil scolaire jouira ainsi d’une certaine protection pour l’utilisation de vos installations et il sera protégé contre tout dommage ou responsabilité juridique découlant de l’utilisation des locaux du conseil scolaire et qui pourrait être causé par la négligence d’un tiers.
  • Comment l’utilisateur des lieux maintiendra‑t‑il un protocole de distanciation sociale? Selon l’organisation et l’utilisation, les règles auxquelles l’utilisateur doit se conformer peuvent être différentes et, le cas échéant, elles doivent être communiquées.
  • La durée de l’entente doit être précisée; en raison des changements apportés tous les jours, celle‑ci pourra également varier.
  • À quelles zones de l’établissement aura‑t‑on accès? La zone prévoit‑elle un accès direct qui peut être contrôlé? L’accès au reste de l’école peut-il être limité?  Gestion des clés – qui contrôlera la clé de l’installation?
  • L’utilisateur des lieux sera‑t‑il responsable du fonctionnement et de l’entretien de l’établissement, y compris l’aménagement, le nettoyage, la désinfection, la sécurité et, à la fin de la période d’utilisation, la remise des lieux à leur état initial?
  • Il faudra inclure une condition précisant que l’utilisateur doit assumer la responsabilité du personnel, des visiteurs, des patients/participants ou de tout dommage matériel survenant pendant la durée de l’entente.
  • À titre de propriétaire des lieux, le conseil scolaire est toujours exposé à la responsabilité de l’occupant. Il conviendra de discuter du déneigement, de l’éclairage extérieur, etc.
  • L’utilisation des lieux est‑elle autorisée par les règlements de l’administration locale? Au cours de l’épidémie de COVID‑19, il est possible que les règles soient assouplies; toutefois, comme les entreprises sont passibles d’amendes pour ne pas avoir suivi les consignes de distanciation sociale, le conseil scolaire doit se protéger.
  • Inclure le libellé qui convient pour l’indemnisation; en voici un exemple : L’utilisateur de l’établissement doit indemniser le conseil scolaire de toute responsabilité à l’égard des réclamations, causes de poursuite, coûts et dépenses découlant de l’occupation des lieux appartenant au conseil scolaire par le groupe d’utilisateurs, et de toute responsabilité, réclamation, demande, poursuite et cause de poursuite de quelque nature que ce soit, ainsi que de toute dépense et/ou coût de quelque nature que ce soit découlant ou à l’égard de blessures ou décès de personnes ou de pertes ou dommages aux biens de toute personne se produisant à l’école ou à proximité de celle‑ci, ou de toute manière liée à l’utilisation et à l’occupation de l’école par les groupes d’utilisateurs.

Nous espérons que ces renseignements vous seront utiles. Comme toujours, l’OSBIE est disposé à répondre à vos questions ou à vos besoins de soutien supplémentaire.

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