Tips for Outdoor Classrooms / Conseils pour les salles de classe extérieures

***Version française en bas de la page***

As part of the reopening process, school boards are looking at alternatives to traditional indoor classrooms to provide safe learning spaces for students and staff. We hope the following will highlight some risk considerations should an alternate location, equipment and/or furniture be part of the planning process.

Use of alternate outdoor location – non-school property

OSBIE recommends that the school board request proof of commercial liability insurance from any venue being used regularly by the school. If a student is injured because of a hazard on non-owned school board property, the property owner will be held legally responsible.

The property owner may ask the school board to enter into a formal agreement outlining terms of use, insurance, and maintenance responsibilities. Consult your school board resources to ensure the contract language is mutually agreeable and does not attempt to waive the property owner’s responsibility to the detriment of the school board.

If there is no formal agreement to use the space, planning should include what to do when the area is already in use, or how to ensure safety is maintained if others approach the group.

Boundaries for the space should be defined and reinforced frequently with the students to make sure they are only using the space that has been inspected. Be mindful of busy roads or water hazards (storm water ponds, rivers etc) that may be present.

Be sure to review and follow any related school board policies/procedures, such as:

  • Offsite excursions
  • Environmental considerations (i.e. weather, use of sunscreen, allergies).
  • Emergency procedures

The use of temporary equipment or furniture on/off school property

Consider the design and intended use of an item. Using equipment that was not designed as furniture may result in injury and a liability exposure for the school board. For example, a milk crate or pail are intended to carry a product, not to support a person in a seated or standing position.

It’s recommended to check the manufacturer’s use guide that the equipment or furniture is intended for institutional or commercial use. Many are intended for home use and may not be appropriate in a school setting.

An example is a shade tent purchased from a home retailer. It may be labelled as intended for “temporary day use” and should be taken down at the end of the day.

There is the risk of fire/vandalism/theft after hours for any item left installed. Items should be stored inside and not leaning against the school building.  This would also remove the potential trip & fall hazard of supporting lines/wires at night.

If items are going to be semi-permanently installed, consider increased security patrols, ability to limit access to the school property, extra exterior lighting, and exterior video surveillance as a deterrent.

Not only should there be a firm and stable pathway leading to the learning space, but placement of equipment should also be on a firm and stable ground that is well-drained to prevent water pooling.  Preferably the space should be off to the side of the field-of-play, under natural shade. Watch for changing conditions and manage the environment accordingly.

Inspections

Whether instruction is being delivered off school board property or in the school yard, staff should conduct a documented visual inspection of the site and equipment for obvious hazards (garbage, animal waste, slip, trip & fall hazards, sharp edges), and any issues should be reported in writing to the school board and/or property owner.

To accommodate the need for outdoor learning spaces, it’s important to take a moment to consider some of the collateral risks that may be created. More on this topic in the coming weeks.

We would like to send a special thanks to Bill Tyers, Risk Management Analyst, Ottawa-Carleton District School Board for collaborating on this week’s blog.

SAVE the DATE OSBIE’s Virtual Risk Management Seminar – November 2 – 6, 2020

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Conseils pour les salles de classe extérieures

Dans le cadre du processus de réouverture, les conseils scolaires examinent des solutions de rechange aux salles de classe intérieures traditionnelles afin d’offrir des espaces d’apprentissage sécuritaires aux élèves et au personnel. Nous espérons que ce qui suit mettra en lumière certains facteurs de risque si un autre emplacement, du matériel et du mobilier font partie du processus de planification.

Utilisation d’un autre lieu extérieur n’appartenant pas à l’école

L’OSBIE recommande au conseil scolaire d’exiger une preuve d’assurance responsabilité civile des entreprises pour tout lieu utilisé par l’école. Si un élève subit des blessures causées par un danger dans un lieu n’appartenant pas au conseil scolaire, le propriétaire sera tenu légalement responsable.

Le propriétaire peut demander au conseil scolaire de conclure une entente officielle énonçant les conditions d’utilisation, l’assurance et les obligations d’entretien. Consultez les ressources de votre conseil scolaire pour vous assurer que le libellé du contrat est mutuellement acceptable et ne tend pas à exonérer le propriétaire de sa responsabilité au détriment du conseil scolaire.

À défaut d’entente officielle sur l’utilisation de l’espace, la planification doit prévoir les mesures à prendre lorsque l’espace est déjà utilisé ou comment garantir la sécurité si d’autres personnes s’approchent du groupe.

Les limites de l’espace doivent être définies et répétées fréquemment aux élèves pour s’assurer qu’ils utilisent uniquement l’espace inspecté.

Veuillez examiner et suivre toutes les politiques et procédures connexes du conseil scolaire, notamment en ce qui concerne :

  • les excursions à l’extérieur de l’école
  • les considérations environnementales (p. ex. météo, l’utilisation d’un écran solaire, les allergies).
  • la procédure d’urgence

L’utilisation de matériel ou de meubles temporaires sur les terrains de l’école ou hors des limites de l’école

Tenez compte de la configuration et de l’utilisation prévue d’un élément. L’utilisation de matériel qui n’a pas été conçu comme un élément de mobilier peut causer des blessures et engager la responsabilité du conseil scolaire. Par exemple, les caisses ou seaux à lait sont censés servir à transporter un produit et non à soutenir une personne assise ou debout.

Nous vous recommandons de vérifier dans le guide d’utilisation du fabricant que l’équipement ou le mobilier est bien destiné à un usage institutionnel ou commercial. Bon nombre de ces biens visent un usage domestique et peuvent ne pas convenir au milieu scolaire.

Par exemple, une tente conçue pour donner de l’ombre qui est achetée auprès d’un détaillant d’articles de maison peut être étiquetée pour « usage temporaire de jour » et elle devrait être démontée à la fin de la journée.

Il existe un risque d’incendie, de vandalisme ou de vol après les heures de travail pour tous les articles qui ne sont pas désinstallés. Ceux‑ci doivent être entreposés à l’intérieur et non appuyés contre le bâtiment de l’école. Cela éliminera également le risque de chute et de trébuchement sur les câbles de soutien la nuit.

Si des éléments doivent être installés de façon semi‑permanente, il convient d’envisager le renforcement des patrouilles de sécurité, la capacité de limiter l’accès aux installations de l’école, l’ajout d’éléments d’éclairage extérieur et la surveillance vidéo extérieure comme moyens de dissuasion.

Non seulement des voies piétonnières solides et stables doivent‑elles être aménagées vers le lieu d’apprentissage, mais le matériel doit être placé sur un sol ferme, stable et bien drainé pour prévenir l’accumulation d’eau. De préférence, cet espace doit être situé dans une zone ombragée, en regard des aires de jeu. Surveillez l’évolution du milieu environnant et prenez les mesures qui s’imposent.

Inspections

Que l’enseignement soit dispensé à l’extérieur des terrains du conseil scolaire ou dans la cour d’école, le personnel doit effectuer une inspection visuelle documentée du site et du matériel pour repérer les dangers évidents (ordures, déchets d’animaux, risques de glissade, de trébuchement et de chute, bords coupants), et tout problème doit être signalé par écrit au conseil scolaire ou au propriétaire des lieux.

Pour satisfaire au besoin d’espaces d’apprentissage extérieurs, il est important de prendre un moment pour examiner certains risques collatéraux qui peuvent être créés. Nous vous fournirons plus de détails à ce sujet au cours des prochaines semaines.

Nous tenons à remercier tout spécialement Bill Tyers, analyste en gestion des risques au Conseil scolaire du district d’Ottawa‑Carleton, qui a collaboré au blogue de cette semaine.

À INSCRIRE À VOTRE AGENDA : le séminaire virtuel sur la gestion des risques de l’OSBIE aura lieu du 2 au 6 novembre 2020

 

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