Tips to Safeguard Fundraising Cash / Conseils pour protéger l’argent recueilli lors de campagnes de financement

By February 19, 2019 General

***Version française au bas de la page***

At this time of year, schools are starting to see the results of their fundraising efforts. Unfortunately, keeping any amount of unsecured cash at the school can be a target for would-be thieves.

School staff and volunteers frequently handle cash from fund raising and sporting events, and without proper cash handling procedures and supervision, the risk of a loss is significant to the school.

There are some practical steps schools can take to reduce the risk of crime:

  • Any cash (fundraising etc.) should be locked in a safe and not stored in desks or common areas.
  • Cash and cheques received should be deposited on a weekly basis to prevent significant build-up of funds, this will minimize the chance and severity of a loss.  Consider a daily deposit if the funds are substantial.
  • A bank account could be set up for high value events.
  • Cash and cheques waiting for deposit should not be left in the school when the building will be unattended for extended periods of time (e.g.: December break, March break, summer holidays).
  • Encourage the use of electronic funds collection software to students/parents.  This effectively and completely transfers the risk of cash theft from the school.
  • A bank ledger should be kept identifying deposits, cheques and withdrawals.
  • Bank statements should be balanced each month.
  • Internal audits should be conducted periodically and randomly.
  • Segregation of duties.
  • Follow the school board’s procedure for school generated funds.

OSBIE provides insurance coverage for claims that originate from Employee Theft / Misappropriation of cash and Mysterious Disappearance of Cash and school board property.

We hope this serves as a reminder to review board procedures for school generated funds. Follow the above tips to ensure that fundraising efforts reach their intended purpose. Complacency or thinking that theft of cash will never happen at your school is not an effective risk management strategy.

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À cette période de l’année, les écoles commencent à récolter le fruit des efforts déployés au cours des campagnes de financement. Malheureusement, la conservation de sommes d’argent non protégées dans les écoles pourrait intéresser d’éventuels voleurs.

Quand des collectes de fonds et des activités sportives ont lieu, les membres du personnel et les bénévoles sont souvent appelés à manipuler de l’argent et, en l’absence de procédures et de supervision appropriées, l’école s’expose à un risque de perte important.

Les écoles peuvent prendre des mesures concrètes pour atténuer le risque d’être victimes d’un crime :

  • L’argent (provenant de campagnes de financement, etc.) doit être conservé dans un coffre-fort et non dans un bureau ou dans les aires communes.
  • Les montants en espèces et les chèques reçus doivent être déposés chaque semaine pour éviter l’accumulation d’argent et ainsi minimiser la probabilité de pertes élevées. Dans le cas de sommes importantes, nous vous conseillons d’effectuer un dépôt quotidien.
  • Vous pouvez créer un compte bancaire spécifique pour les activités de grande valeur.
  • Les montants en espèces et les chèques qui n’ont pas encore été déposés ne doivent pas être conservés à l’école lorsque l’immeuble est inoccupé pendant de longues périodes (p. ex., pendant le congé des Fêtes, la relâche et le congé estival).
  • Il convient d’encourager l’utilisation d’un logiciel de transfert électronique de fonds pour les activités de collecte auprès des élèves et des parents. Ainsi, l’école n’aura pas à composer avec le risque de vol d’argent.
  • L’école peut tenir un registre bancaire dans lequel sont consignés les dépôts, les chèques et les retraits.
  • Les relevés bancaires devraient être vérifiés chaque mois.
  • Des vérifications internes devraient être effectuées périodiquement et de façon aléatoire.
  • Séparation des tâches.
  • Il faut appliquer la procédure du conseil scolaire pour les fonds recueillis par les écoles.

L’OSBIE offre une protection d’assurance contre les réclamations découlant du vol ou du détournement d’argent, et de la disparition mystérieuse d’argent et de biens appartenant aux conseils scolaires.

Nous invitons tous les conseils scolaires à passer en revue la procédure en vigueur pour les fonds recueillis par les écoles. Veillez à appliquer les conseils ci-dessus pour faire en sorte que vos campagnes de financement vous permettent d’atteindre les objectifs que vous vous étiez fixés. La complaisance ou la conviction qu’il n’y a pas de voleur dans votre école ne constitue pas une stratégie efficace de gestion des risques.

 

 

 

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