‘Tis the season / Quelques rappels en cette saison

By October 23, 2018 General

***Version française au bas de la page***

Yes, it is that time of year where school boards are making arrangements to participate in various festivities including the local Santa Claus parade and contacting OSBIE to discuss liability and automobile insurance requirements along with waivers the organizers are requesting be signed.

In order for the school board’s liability insurance to cover the actions of the teachers and volunteers involved in the project, they must be deemed to be working within the scope of their duties for the board.  This means the activity should be approved by the principal, and that staff and volunteers should be following all Board Policies and Procedures with respect to supervisory ratios, signed permission forms, etc.

Also, remember the school board does not provide accident insurance on behalf of the students participating in school activities.  However, accidental medical coverage is readily available to students through a Student Accident Insurance Policy.

If there is a vehicle involved in pulling a parade float, the owners of the vehicle must have their own automobile liability insurance and should provide proof of this to the board.  Under Ontario provincial legislation, the liability coverage for operation of a trailer on a public road is automatically extended from the insurance carried by the towing vehicle.  Insurance coverage for physical damage to the trailer is the responsibility of the registered owner, NOT the school board or towing vehicle owner.

It’s also important to carefully review any contracts, agreements or forms from the parade organizers.  OSBIE recommends that informed consents be used for participants under the age of 18, not waivers!

The following is a risk management checklist for those contemplating involvement in Santa Claus or other types of Parades:

  • Board Policies and Procedures should be understood and followed by staff and volunteers
  • Supervisory ratios should be set in accordance with Board Policy
  • Volunteer supervisors should be trained for their duties.
  • The parents of children participating in the event should sign Informed Consent forms.
  • OSBIE would recommend the school request to see proof of liability insurance from the parade organizers.
  • Proof that the owner of any vehicles used in the parade carries adequate Third Party Automobile Liability coverage (recommended minimum limit would be $1 Million)

There are some inherent risks associated with parades and use of floats, but most of these can be addressed with good risk awareness and practical steps.  Here are some of the risk management issues to consider:

  • Extra caution and supervision should be exercised for students who are walking around the float during the parade to ensure they can be seen by the vehicle operator.
  • It’s recommended that children be kept away from wheels and any moving parts of the float.
  • Recommend riders on the float be seated and that the seats are securely fastened to the float.
  • Recommend that students should disembark from the float once the parade route is completed.
  • Construction of the float should be supervised by qualified staff; use of power tools in the construction process should be done with proper safety training and supervision.

To conclude, these types of activities can be a wonderful opportunity to get in the holiday spirit, be involved in community events and show case the school’s budding talent.

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Oui, nous en sommes à cette période de l’année où les conseils scolaires prennent des dispositions pour participer à diverses festivités, comme le défilé du Père Noël, et communiquent avec l’OSBIE pour discuter des exigences en matière d’assurance responsabilité et d’assurance automobile ainsi que des renonciations que les organisateurs leur demandent de signer.

Pour que l’assurance responsabilité du conseil scolaire couvre les actes des enseignants et des bénévoles qui participent au projet, ces derniers doivent être considérés comme travaillant dans le cadre de leurs fonctions au sein du conseil scolaire. Cela signifie que l’activité doit être approuvée par le directeur et que les membres du personnel et les bénévoles doivent respecter toutes les politiques et procédures du conseil scolaire en ce qui concerne les ratios de surveillance, les formulaires de permission à faire signer, etc.

En outre, il faut se rappeler que la police du conseil scolaire n’offre pas de protection contre les accidents pour les élèves qui participent aux activités de l’école. Toutefois, une assurance frais médicaux découlant d’un accident est déjà offerte aux élèves en vertu d’une police d’assurance-accidents pour les élèves.

S’il y a un véhicule qui tire un char allégorique, le propriétaire du véhicule doit avoir sa propre assurance responsabilité automobile et en fournir la preuve au conseil scolaire. En vertu de la législation de l’Ontario, l’assurance responsabilité s’appliquant au véhicule remorqueur s’étend automatiquement à toute remorque tirée par ce véhicule sur une voie publique. L’assurance contre les dommages matériels à la remorque relève de la responsabilité du propriétaire de celle-ci, et NON du conseil scolaire ou du propriétaire du véhicule qui la tire.

Il importe également de bien lire les contrats, ententes et autres formulaires remis par les organisateurs du défilé. L’OSBIE recommande d’utiliser des formulaires de consentement éclairé pour les participants de moins de 18 ans, et non des formulaires de renonciation.

Voici une liste de contrôle pour la gestion des risques à l’intention des conseils scolaires qui souhaitent participer au défilé du père Noël ou à d’autres événements du même genre :

  • S’assurer que le personnel et les bénévoles comprennent et respectent les politiques et les procédures du conseil scolaire;
  • Établir des ratios de supervision conformes à la politique du conseil scolaire;
  • S’assurer que les personnes chargées de superviser les bénévoles ont reçu une formation appropriée;
  • Veiller à ce que les parents des enfants qui participent à l’événement signent un formulaire de consentement éclairé;
  • S’assurer que l’école demande à voir une preuve de l’assurance responsabilité des organisateurs du défilé;
  • Obtenir une preuve que le propriétaire de tout véhicule utilisé dans le défilé détient une assurance responsabilité civile automobile adéquate (d’au moins un million de dollars).

Les défilés et l’utilisation de chars allégoriques comportent certains risques inhérents, mais la plupart d’entre eux peuvent être atténués grâce à une bonne compréhension des risques et à des mesures concrètes. Voici quelques conseils en matière de gestion des risques :

  • Il convient de faire preuve d’une extrême prudence et de veiller à la supervision des élèves qui marchent autour du char durant le défilé, pour s’assurer que le conducteur du véhicule les voit bien;
  • Il est recommandé de tenir les enfants éloignés des roues et de toute partie mobile du char;
  • Il est recommandé que les passagers du char soient assis et que les sièges soient fixés solidement à la plateforme du char;
  • Il est recommandé que les élèves ne descendent du char qu’à la fin du défilé;
  • La construction du char doit être supervisée par du personnel qualifié; les personnes utilisant des outils électriques durant la construction doivent avoir suivi une formation appropriée sur les règles de sécurité à respecter et être supervisées.

Ce genre d’activité est une excellente manière de se mettre dans l’esprit des fêtes, de participer à la collectivité et de mettre en valeur les jeunes talents de nos écoles.

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