Volunteers and School Activities/ Les bénévoles et les activités scolaires

By November 7, 2017 General

***Version française en bas de la page***

This week’s blog is dedicated to the risk management issues that need consideration before it is decided to allow volunteers to supervise sports and school programs without school staff involvement.

While the OSBIE Liability policy does provide coverage to Volunteers for legal liability arising from negligent acts while acting as a volunteer on behalf of the school board, there are important risk management issues that should be considered:

  • A school board staff member in authority, such as the principal, or a delegated teacher or staff member, is responsible for the supervision of school approved activities, trips, sports and programs.
  • Supervision requirements will be different from activity to activity, and will be based on variables such as the age of students, nature of the activity, inherent risks present, the student’s ability and experience in participating in the activity.
  • Volunteers should be properly screened and subject to appropriate criminal background checks.
  • Volunteers may not be familiar with school policies and procedures for organizing, directing, controlling and supervising school trips.  Of particular concern are Emergency Response protocols, safety guidelines (e.g. excursion policy, Ophea Guidelines, etc.), student code of conduct/behavior and discipline issues.   It is not recommended that volunteers be responsible for administering discipline to students.
  • Volunteers who are asked to assume primary coaching duties or to supervise practices or training in the absence of school staff would be expected to meet qualifications set by sport governing bodies or the minimum recommendations set out in the Ophea Guidelines.  Sports associations or athletic federations may have rules in place requiring teachers or other board employees to be supervising school teams during competitive events.
  • Volunteers who are assigned duties that involve work on scaffolding, ladders, confined spaces, heights, etc. require the same Health and Safety training as regular school staff performing the same duties.
  • School Councils, parent groups or private citizens who take over the activities, trips, sports or programs on their own without school approval would not be covered by the school board’s liability policy.

When used to assist school staff, volunteers are valuable resources to all school boards and create a positive interaction with the community.  However, there are risks to the students and the school board if duties or expectations exceed the scope of normal volunteer service.

 

 

Julie Welsh
Risk Management Program Coordinator

 

 

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Les bénévoles et les activités scolaires

Le blog de cette semaine est dédié à les questions relatives à la gestion des risques dont ils doivent tenir compte avant de décider d’autoriser des bénévoles à surveiller les activités sportives et parascolaires sans la participation du personnel des écoles.

Même si la police d’assurance responsabilité civile d’OSBIE protège les bénévoles en matière de responsabilité civile découlant d’actes de négligence dans l’exercice d’une fonction de bénévole pour le compte du conseil scolaire, il convient de tenir compte de nombreuses questions importantes touchant la gestion des risques :

  • Un membre du personnel du conseil scolaire en fonction, comme le directeur de l’école, ou un enseignant délégué ou un membre du personnel, est chargé de la surveillance des activités, voyages, sports et programmes approuvés par l’école.
  • Les exigences en matière de surveillance seront différentes d’une activité à l’autre, et elles reposeront sur des variables tels l’âge des élèves, la nature de l’activité, les risques rattachés à une activité, la capacité de l’élève de participer à l’activité, de même que son expérience de l’activité.
  • Les bénévoles seront assujettis à un processus de vérification efficace et à un examen des antécédents criminels.
  • Il se peut que les bénévoles ne connaissent pas très bien les politiques et procédures de l’école pour l’organisation, la direction, le contrôle et la surveillance des voyages scolaires, plus particulièrement les protocoles d’intervention en cas d’urgence, les lignes directrices sur la sécurité (p. ex. la politique sur les excursions, les lignes directrices de l’Ophea), le code de conduite ou de comportement, et les questions de discipline. Il n’est pas recommandé que les bénévoles assument la charge de l’administration de la discipline auprès des élèves.
  • Les bénévoles qui sont invités à assumer des fonctions d’entraînement de base ou des activités de formation en l’absence de membres du personnel de l’école s’attendrait qu’ils possèdent les qualifications établies par les organismes régissant les sports ou aux recommandations minimales énoncées dans les lignes directrices d’Ophea. Les associations sportives ou les fédérations athlétiques peuvent appliquer des règles exigeant que des enseignants ou d’autres membres du conseil surveillent les équipes de l’école dans le cadre de compétitions.
  • Les bénévoles qui acceptent des tâches nécessitant l’utilisation d’échafaudages ou d’échelles, ou des travaux dans des espaces limités ou dans les hauteurs, doivent suivre la même formation que le personnel de l’école qui exécute les mêmes tâches.
  • Les conseils scolaires, les groupes de parents ou de simples citoyens qui assument eux-mêmes la charge d’activités parascolaires, de voyages, d’activités sportives ou de programmes sans l’approbation de l’école ne sont pas protégés en vertu de la police d’assurance responsabilité civile du conseil scolaire.

Lorsqu’ils sont appelés à appuyer le personnel de l’école, les bénévoles représentent de précieuses ressources pour tous les conseils scolaires et ils créent une interaction positive avec la collectivité. Toutefois, il existe des risques pour les élèves et le conseil scolaire si les tâches ou les attentes dépassent la portée du service bénévole normal.

Julie Welsh
Coordonnatrice du programme de gestion des risques

 

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