Volunteers – we’ve got you covered! / Les bénévoles – vous êtes bien couverts

Question: What do field trips, lunches, recesses and many more school activities have in common?

Answer: Volunteers

School board volunteers are covered under OSBIE’s liability policy for claims arising from their negligent acts while acting within the scope of their approved duties on behalf of the school board.

For volunteers to be successful in their role, school board staff play an important part in providing guidance and training to these individuals.  Volunteer requirements will vary depending on the activity they are being asked to support.

Generally Speaking

Volunteers should be familiar with school board policies and procedures for organizing, directing, controlling and supervising school activities and/or trips.  Areas of focus include:

  • Emergency response protocols;
  • Safety guidelines – school board’s excursion policy, Ophea Guidelines, etc.;
  • Student code of conduct/behavior –  volunteers should not be responsible for administering discipline to students;
  • Volunteers should be properly screened and subject to appropriate criminal background checks as outlined by school board policy;
  • Volunteer orientation provided by the lead teacher which communicates what duties are assigned and what is expected of the volunteer.

Volunteer Workers

What activities will the volunteers be performing and what equipment is being used? Treat volunteers as if they were a staff member.  For example, are they loading and unloading material? Are they using power tools? If these activities require regular school staff to go through Health and Safety training, then the school board would be responsible for providing this training to the volunteers.  This would include the use of personal protection equipment such as safety boots, work gloves, eye protection etc. These steps would demonstrate the school board’s due diligence with respect to the duty of care owed to volunteers.

Volunteer Coaches

Just like teachers or other school board staff, volunteers being asked to assume duties to supervise sports activities would be expected to meet the same qualifications as set out by the sport governing bodies and/or the minimum recommendations set out in the Ophea Guidelines.  The school board should also be aware of any rules the sports associations or athletic federations may have in place for supervising school teams during competitive events.

Volunteer Drivers

One area where the school board’s insurance will not act as primary coverage for volunteers is for volunteer drivers.  Automobile insurance is provincially regulated so, it is important for volunteer drivers to understand that there is no coverage provided by the school board’s insurance for damage to their vehicles even while being operated for approved school board activities.  Volunteer driver forms should be completed, signed and collected before the excursion, as required, as part of school board policy.

For more information view the Auto Insurance Basics resource video which provides a brief overview of Ontario’s provincially legislated automobile insurance system and OSBIE’s excess liability coverage for non-owned automobiles.

Volunteers are an essential and valuable resource for all school boards to ensure many school activities happen.  These important relationships foster a positive interaction within the school board community.

Tammy Hicks, Director of Risk Management & Member Services

Question : Qu’ont en commun une excursion scolaire, l’heure du lunch, une récréation et bon nombre d’autres activités scolaires?

Réponse : Les bénévoles

Les bénévoles des conseils scolaires sont couverts par la police d’assurance responsabilité civile de l’OSBIE, qui offre une protection en cas de poursuite découlant d’actes de négligence commis dans l’exercice de leurs fonctions au nom du conseil scolaire.

Pour que les bénévoles puissent assumer leur rôle au meilleur de leurs capacités, il incombe au personnel des conseils scolaires de les former et de les encadrer. Les exigences à l’égard des bénévoles varient selon le type d’activité auxquelles ils participent.

De façon générale

Les bénévoles devraient se familiariser avec les politiques et les procédures du conseil scolaire en ce qui a trait à l’organisation, la direction, le contrôle et la surveillance des activités et des voyages scolaires.  Voici les principaux éléments qu’ils doivent retenir :

  • les protocoles d’intervention en cas d’urgence;
  • les lignes directrices sur la sécurité – politiques du conseil scolaire en matière d’excursions, lignes directrices d’Ophea, etc.;
  • le code de conduite ou de comportement des élèves –  les bénévoles ne devraient pas assumer la charge de l’administration de la discipline auprès des élèves;
  • les bénévoles seront assujettis à un processus de vérification efficace et à un examen des antécédents criminels, conformément à la politique des conseils scolaires;
  • les bénévoles doivent communiquer avec l’enseignant responsable afin de connaître leurs tâches et de savoir ce qu’on attend d’eux.

Travailleurs bénévoles

Quelles tâches les bénévoles devront-ils effectuer et quel sera l’équipement utilisé? Traitez les bénévoles comme s’ils étaient des membres du personnel. Par exemple, devront-ils charger ou décharger du matériel? Utiliseront-ils des outils électriques? Si, pour effectuer les mêmes tâches, le personnel régulier de l’école a dû suivre une formation sur la santé et la sécurité, alors le conseil scolaire a la responsabilité de fournir la même formation à ses bénévoles. Cela comprend l’utilisation de pièces d’équipement de protection (bottes de sécurité, gants de travail, lunettes de protection, etc.). En agissant de la sorte, les conseils scolaires feront preuve de diligence raisonnable et respecteront leur obligation de diligence envers les bénévoles.

Entraîneurs bénévoles

Tout comme les enseignants ou les autres membres du personnel des conseils scolaires, on s’attend à ce que les bénévoles à qui on demande de superviser des activités sportives possèdent les qualifications établies par les organismes régissant les sports et/ou respectent les recommandations minimales énoncées dans les lignes directrices d’Ophea. Les conseils scolaires devraient connaître les règles des associations sportives ou des fédérations athlétiques concernant la surveillance des équipes des écoles dans le cadre de compétitions.

Conducteurs bénévoles

Dans le cas des conducteurs bénévoles, l’assurance du conseil scolaire ne fait pas office de couverture primaire. L’assurance automobile est sous réglementation provinciale; il est donc important pour les conducteurs bénévoles de comprendre que l’assurance de leur conseil scolaire ne les protège pas contre les dommages subis par leur véhicule, et ce, même s’ils agissent dans le cadre d’une activité scolaire approuvée. Un Formulaire de conducteur bénévole devrait être rempli, signé et recueilli avant la sortie scolaire, au besoin, conformément à la politique du conseil scolaire.

Pour de plus amples renseignements, visionnez la vidéo sur les principes de l’assurance automobile afin d’avoir un bref aperçu du système d’assurance automobile régi par la loi provinciale de l’Ontario et de l’assurance complémentaire de responsabilité civile pour les conducteurs non propriétaires offerte par l’OSBIE.

Les bénévoles représentent des ressources essentielles et précieuses pour les conseils scolaires, et ils participent à la réalisation de nombreuses activités scolaires. Ces relations importantes favorisent les rapports positifs au sein de la collectivité des conseils scolaires.

Tammy Hicks, Directrice, Gestion des risques et services aux membres

 

 

 

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