Why do we need to preserve evidence? / Pourquoi doit-on préserver les éléments de preuve?

***Version française au bas de la page***

Despite our best efforts, injuries do occur at our schools which may result in a claim being brought against the school and board.

As part of the investigation that OSBIE conducts, evidence is collected which assists the claims department in determining whether there is liability on the part of the board. Depending on the situation, gathering and preserving evidence can be critical for any claim. The best opportunity for evidence collection is immediately after an injury. The following are some examples of the types of evidence we may be looking for:

Physical evidence – Broken glass, a saw blade, or a tree branch are examples of physical evidence. In one case, a plaintiff was electrocuted by a light switch. The light switch was sent to the manufacturer for testing and was subsequently lost, making it difficult to determine whether it was defective.

Video surveillance – Video surveillance tends to be deleted within a short period of time. It is important that this information is preserved before this occurs. One claim where video surveillance helped OSBIE defend the school board was when the plaintiff said that she slipped on ice in the school parking lot. The video surveillance showed that not only was there no ice where the fall occurred, the plaintiff was running!

Logbooks – In the event of a claim, logbooks demonstrate that a reasonable system of maintenance and inspection was in place at the time of the loss. One claim involved the plaintiff slipping on a sizable patch of black ice covered by a dusting of snow.  It appeared that some sand was applied but the amount was unknown because logs were not completed. OSBIE was unable to successfully defend this claim due, in part, to lack of documentation.

If there has been a serious injury at one of your schools, here are some additional steps you can take which will assist in the event of a claim:

Take photos. If possible, take photos of the scene of the accident.

Report promptly with detailed information. An OSBIE incident report should be completed by the school when a student or visitor is injured on school property or while engaged in a school activity off site. The purpose of the incident report is to provide a snapshot of the incident including date, time, location, witnesses, details about incident and suspected injuries.

Did you know that the injured person has 2 years from the date of the incident to present a claim against the board? For children, the clock doesn’t start ticking until they’re 18 (when they reach the age of majority) + 2 years – so you can imagine how difficult it might be to dig up evidence from an incident that happened when the child was 5, & they don’t present a claim until they’re 20! If reported to OSBIE, information will be retained in the event a claim is pursued. Contact your board for incident reporting procedures.

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Malgré tous nos efforts, des blessures peuvent survenir dans nos écoles et donner lieu à des réclamations contre l’école et le conseil scolaire.

Dans le cadre de l’enquête menée par l’OSBIE, des éléments de preuve sont recueillis afin d’aider le Service des sinistres à déterminer si le conseil scolaire est responsable. Selon la situation, la collecte et la conservation d’éléments de preuve peuvent s’avérer critiques pour toute réclamation. Le meilleur moment pour recueillir des éléments de preuve, c’est immédiatement après la blessure. Voici des exemples d’éléments de preuve que vous pouvez recueillir :

Preuve matérielle – du verre brisé, une lame de scie ou une branche d’arbre sont des exemples de preuves matérielles. Une fois, un plaignant s’est électrocuté en utilisant un interrupteur d’éclairage. L’interrupteur a été envoyé au fabricant aux fins d’essai et a donc été perdu, ce qui fait en sorte qu’il a été difficile de déterminer s’il était défectueux.

Surveillance vidéo – bien souvent, les bandes de surveillance vidéo ne sont pas conservées très longtemps. Il est donc important de préserver cette information avant que les bandes soient supprimées. La surveillance vidéo est souvent utilisée par l’OSBIE pour défendre les conseils scolaires. Par exemple, il est déjà arrivé qu’une plaignante déclare avoir glissé sur la glace dans le stationnement de l’école, alors que la bande de surveillance vidéo démontrait clairement qu’il n’y avait pas de glace où la chute avait eu lieu et que la plaignante courait!

Registres – en cas de réclamation, les registres démontrent qu’un système raisonnable d’entretien et d’inspection était en place au moment du sinistre. Dans un cas antérieur, le plaignant affirmait avoir glissé sur une plaque de glace noire recouverte d’une petite neige. Du sable avait été étendu sur la glace, mais en l’absence de registres, la quantité de sable utilisée était inconnue. L’OSBIE n’a donc pas été en mesure de défendre l’assuré, en partie en raison du manque de documentation.

Si une blessure grave est déjà survenue dans l’une de vos écoles, voici d’autres mesures que vous pouvez prendre et qui vous aideront en cas de réclamation :

Prenez des photos. Si possible, prenez des photos de la scène de l’accident.

Signalez sans tarder l’incident et fournissez des renseignements détaillés. Quand un élève ou un visiteur se blesse sur le terrain de l’école ou en participant à une activité scolaire à l’extérieur, vous devriez soumettre un rapport d’incident à l’OSBIE. Le rapport d’incident a pour but de fournir un aperçu de l’incident, y compris la date, l’heure, le lieu, les témoins, les détails de l’incident et les blessures soupçonnées.

Saviez-vous qu’une personne ayant subi une blessure dispose d’une période de deux ans à partir de la date de l’incident pour présenter une réclamation contre le conseil scolaire? Pour les enfants, le décompte ne commence que lorsqu’ils atteignent l’âge de la majorité (18 ans) + 2 ans. Vous pouvez donc imaginer à quel point il pourrait être difficile de retrouver des éléments de preuve relatifs à un incident survenu 15 ans plus tôt – c.‑à‑d. qu’une personne de 20 ans pourrait présenter une réclamation relativement à un incident qui serait survenu quand elle avait cinq ans! Si vous signalez l’incident à l’OSBIE, les informations seront conservées pour vous protéger d’une éventuelle réclamation. Communiquez avec votre conseil scolaire pour connaître les procédures de signalement des incidents en vigueur.

 

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